INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 5/2016, DE 14 DE JANEIRO DE 2016

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, no desempenho das atribuições descritas no art. 14 do Regimento Interno deste Tribunal,

considerando a Recomendação n. 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça, que institui a política de Gestão Documental do Poder Judiciário e a Resolução n. 23.379/2012 do Tribunal Superior Eleitoral , que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral – PGD/JE;

considerando as disposições contidas na Resolução 38/2016 , que regulamenta o Programa de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia; e

considerando a conclusão dos estudos realizados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, Processo SEI n.  0002099-56.2015.6.22.8000, RESOLVE:

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e demais instrumentos de gestão documental como norteadores do Programa de Gestão Documental, conforme anexos.

Art. 2º O Plano de Classificação é o instrumento que vincula e preserva o contexto lógico de criação do documento, sendo determinado por uma cadeia de valor que considera as atribuições, funções, estruturas, processos e atividades que dão origem às informações e documentos arquivísticos do TRE-RO.

Art. 3º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento em que são formalizados os prazos e locais de guarda dos documentos de acordo com seu ciclo vital e seus valores, sendo identificados com o apoio da classificação.

§ 1º Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade contam-se da data da produção do documento.

§ 2º O ciclo vital dos documentos consiste nas etapas que vão desde a criação ou recebimento, a utilização primária, a guarda até a destinação final, que pode ser eliminação ou guarda permanente.

Art. 4º Compete às unidades do Tribunal e aos cartórios eleitorais:

I - receber, registrar, tramitar e controlar os documentos produzidos e recebidos na sua área de atuação;

II - aplicar o Plano de Classificação de Documentos - PCD e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD aos documentos produzidos;

III - arquivar os documentos de fase corrente nos Arquivos Setoriais, observando orientações para preservação e arquivamento;

IV - transferir documentos ao Arquivo Central no prazo apropriado;

V - atender as solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda;

VI - observar o uso do(s) sistema(s) de apoio a gestão documental adotado(s) pelo TRE/RO;

VII - enviar ao Arquivo Central os documentos nos prazos intermediários ou com destinação final aplicável.

Art. 5º As atualizações propostas ao Plano de Classificação, à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e demais instrumentos de gestão documental deverão ser encaminhadas pela Comissão Permanente de Avaliação Documental à Diretoria-Geral do TRE/RO, que submeterá à Presidência para possível regulamentação.

Art. 6º Para os fins de descarte de documentos fica facultada a utilização da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos constante do Anexo II, da Resolução TRE-RO n. 55/2000, pelo período de 06 (seis) meses, a partir da publicação desta Resolução.

Art. 7º Integram esta Instrução Normativa os Anexos I a IX , a saber: Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; Lista de verificação para baixa definitiva de autos; Lista de verificação para eliminação de autos findos; Listagem de eliminação de documentos; Edital de eliminação; Termo de eliminação de documentos judiciais/administrativos; Formulário para transferência de processos e documentos ao Arquivo Central, Manual – Critérios de organização do acervo e recursos materiais, disponibilizados na intranet do Tribunal.

Art. 8º Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da sua publicação.

Desembargador Rowilson Teixeira

Presidente