Portaria Nº 148, DE 28 DE MAIO DE 2025

A DIRETORA-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Regulamento Interno da Secretaria; considerando que a Biblioteca deve promover a qualidade da gestão da informação, em especial nos procedimentos de representação do conteúdo de todo o material bibliográfico, legislativo e histórico, RESOLVE:

 

CAPITULO I

DA POLÍTICA DE REPRESENTAÇÃO TEMÁTICA

 

Art. 1º Definir a Política de Representação Temática dos acervos da Biblioteca do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia.

§ 1º A Política de Representação Temática da Biblioteca estabelece as diretrizes e normas que apresentam estratégias, delimitam critérios, ações e instrumentos para a gestão da informação no âmbito da indexação, classificação e elaboração de resumos, de modo a padronizar a representação temática dos acervos, facilitar a busca e aprimorar a recuperação da informação.

§ 2º A Política de Representação Temática baseia-se em um plano geral da coleção, denominado Conspectus.

Art. 2º A Indexação de Assuntos orientar-se-á, principalmente, pelo Tesauro da Justiça Eleitoral, instrumento que contempla a terminologia própria das atividades da Justiça Eleitoral e abriga, de forma extensiva, as áreas específicas de interesse do Tribunal; além da NBR 12676:1992, que estabelece os métodos para análise de documentos, determinação de assuntos e seleção de termos de indexação.

Art. 3º Na Classificação de Assuntos dos acervos bibliográficos serão utilizadas a Classificação Decimal Universal (CDU), e a Classificação Decimal de Direito (CDDir).

Art. 4º Na elaboração de resumos será observada a Norma ABNT 6028:2003.

Art. 5º A abrangência temática indica os níveis de completude dos assuntos.

§ 1º Os níveis são usados para descrever a profundidade com que deve ser tratado determinado assunto na composição do acervo, observando as necessidades de informação das unidades do Tribunal.

§ 2º São previstos cinco níveis de abrangência temática da coleção, detalhados na tabela do Anexo I desta portaria.

Art. 6º A abrangência geográfica é indicada quando a questão territorial é relevante para a recuperação do documento e deve estar de acordo com a toponímia estabelecida no Tesauro da Justiça Eleitoral.

Art. 7º Os acervos da Biblioteca são compostos por materiais impressos, recursos informacionais eletrônicos e materiais especiais.

§ 1º São materiais impressos recepcionados nas coleções da Biblioteca:

I - livros;

II - folhetos;

III - periódicos;

IV - teses e dissertações;

V - literatura cinzenta;

VI - manuscritos;

VII - cartazes, fôlderes (folhetaria);

VIII - normas técnicas; e

IX -  documentos históricos.

§ 2º São recursos informacionais eletrônicos recepcionados nas coleções da Biblioteca:

I - bases de dados bibliográficas;

II - bases de dados de normas e legislação;

III - livros eletrônicos (e-books);

IV - recursos multimídia.

§ 3º São materiais especiais recepcionados nas coleções da Biblioteca:

I - vídeos;

II - DVDs;

III - CDs.

 

CAPÍTULO II

DO PROCESSO DE INDEXAÇÃO

Art. 8º O processo de indexação compreende basicamente três etapas:

I - a análise conceitual, que consiste no exame atento do documento e o estabelecimento do assunto e de seu conteúdo;

II - a identificação dos conceitos presentes no assunto;

III - a tradução desses conceitos em termos extraídos do Tesauro da Justiça Eleitoral.

Art. 9º A Biblioteca do Tribunal faz uso das seguintes ferramentas para a tradução da análise conceitual (linguagem controlada):

I - Tesauro da Justiça Eleitoral;

II - Conspectus;

III - Vocabulário Controlado Básico (VCB), da Rede RVBI;

IV - Controle de Autoridades da Biblioteca Nacional e Library of Congress;

V - Formulários de indexação, constantes das respectivas instruções de trabalho;

VI - Política de Desenvolvimento de Coleções;

VII - Dicionários e enciclopédias especializados;

VIII - Vocabulários controlados das áreas jurídica.

Art. 10. No processo de indexação, devem ser incluídos todos os assuntos de interesse para os usuários do serviço de informação do Tribunal, os quais sejam substancialmente tratados no documento.

Art. 11. No que se refere à especificidade, cada um dos assuntos deve ser indexado de acordo com o Tesauro da Justiça Eleitoral e as demais ferramentas enumeradas no artigo 9º, visando a precisão na recuperação dos termos.

Art. 12. O nível de exaustividade dos termos é definido de acordo com os critérios de conteúdo temático (importância do assunto) e com a tipologia documental., bem assim o número de descritores definido, conforme tabela do Anexo II desta portaria.

Art. 13. Ao indexar, o profissional responsável deve aplicar as regras de indexação e primar pela qualidade e coerência dos termos, observando as características inerentes aos diversos materiais, adequando a indexação às necessidades das áreas envolvidas no processo.

§ 1º As instruções de trabalho definirão as peculiaridades de cada caso.

§ 2º Para garantir a qualidade dos termos, devem ser observados os seguintes fatores:

I - quanto ao indexador, a imparcialidade, o conhecimento do assunto e das técnicas de indexação, a fidelidade ao conteúdo do documento, a concentração, a capacidade de leitura, compreensão e a experiência;

II - quanto ao processo, a consistência na especificidade dos termos atribuídos a um documento e no nível de exaustividade atingido na indexação.

§ 3º Quanto à coerência, o indexador deve manter-se atento durante a análise conceitual e tradução de termos, de modo que os termos atribuídos aos documentos estejam em consonância com os objetivos e interesses do Tribunal.

§ 4º A coerência interindexadores deve ser aferida anualmente na Biblioteca, em procedimento a ser definido por instrução de trabalho.

Art. 14. O intervalo de tempo máximo para a indexação dos itens bibliográficos será de seis dias para a área nuclear, oito dias para área auxiliar e dez dias para a área acessória.

§ 1º Os materiais destinados à empréstimo especial ou à transferência patrimonial devem ser indexados no prazo máximo de dois dias.

§ 2º Para os livros que contenham analítica de capítulo, o prazo para processamento é de no máximo seis dias.

Art. 15. O resumo, se necessário para complementar a indexação, deverá seguir as orientações da ABNT - NBR 6028:2003, sobre resumos e abstracts, além de observar literatura específica sobre o assunto.

Parágrafo único. Os assuntos contemplados são, prioritariamente, Direito Eleitoral e Partidário e Ciência Política, independentemente do tipo de suporte material e, secundariamente, os demais assuntos, de acordo com a relevância e o interesse do Tribunal.

Art. 16. Esta portaria entra em vigor na data da publicação.

 Porto Velho. 28 de maio de 2025.

Lia Maria Araújo Lopes

Diretora-Geral

 

 

ANEXO I

Tabela 1 – Níveis de abrangência temática

 

ANEXO II

Quantidade de descritores por tipologia documental