INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 2/2020, DE 5 DE MAIO DE 2020

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, no exercício das atribuições conferidas pelo art. 14 do Regimento Interno , tendo em vista o disposto na Resolução TSE n.  23.501/2016 e Resolução TRE-RO n. 41/2017 ;

Considerando a necessidade de regulamentar as diretrizes e padrões para utilização do serviço de correio eletrônico ( e-mail ), de forma a contribuir para o uso racional e seguro desse recurso, exclusivamente voltado às atividades do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia;

Considerando o Decreto n. 3.505/2000, que institui a obrigatoriedade do estabelecimento de Políticas de Segurança da Informação nos órgãos da Administração Pública Federal;

Considerando a Resolução n. 211/2015, do Conselho Nacional de Justiça , que dispõe sobre os requisitos de nivelamento de tecnologia da informação no âmbito do Poder Judiciário;

Considerando a Resolução TSE n. 23.379/2012 , que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral, RESOLVE:

Art. 1º Instituir a política de utilização do serviço de correio eletrônico ( e-mail ) institucional no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º As regras estabelecidas neste normativo deverão ser observadas quando da utilização do serviço de correio eletrônico provido pelo TRE-RO, sendo esta a solução de comunicação única e oficial de e-mail no âmbito desta instituição.

§ 1º O correio eletrônico corporativo disponibilizado aos usuários é considerado propriedade exclusiva do TRE-RO e passível de monitoramento pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC).

§ 2º A auditoria da caixa de e-mail somente será realizada mediante solicitação justificada e autorização da Presidência.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 3º Para os efeitos desta instrução normativa, aplicam-se as seguintes definições:

I – correio eletrônico corporativo ou e-mail corporativo: serviço de tecnologia da informação, disponibilizado pelo TRE/RO, que permite o envio e recebimento de mensagens eletrônicas;

II – servidor de e-mail : equipamento de informática responsável por manter em execução o programa de gerenciamento do correio eletrônico;

III – intranet corporativa: sistema interno de informações, no formato de portal, acessível pela rede de computadores do TRE/RO e demais redes da Justiça Eleitoral;

IV – conta de e-mail corporativa: conta virtual provida por este Tribunal, composta por uma caixa postal eletrônica associada a uma identificação de usuário com sufixo “@tre-ro.jus.br”, denominada endereço de e-mail e acessível por meio de senha pessoal;

V – quota de e-mail : capacidade máxima de armazenamento da caixa postal eletrônica associada a uma conta de e-mail corporativa, que compreende as mensagens e seus anexos;

VI – lista de e-mail : endereço de e-mail que agrega um conjunto de endereços de e-mail cadastrados no TRE/RO. Os usuários pertencentes a uma lista recebem uma cópia de todas as mensagens enviadas a esse endereço;

VII – unidade organizacional: divisão organizacional constante no organograma do TRE/RO, bem como comissões e grupos de trabalho;

VIII – webmail : aplicação Web que pode ser utilizada pelo usuário para ler e transmitir mensagens de correio eletrônico;

IX – backup : cópia de segurança de mensagens ou dados, para ser utilizada quando necessária a recuperação de informações;

X – spam : mensagem não solicitada e inconveniente enviada a um destinatário;

XI – confidencialidade: propriedade que limita o acesso à informação tão somente às entidades legítimas, ou seja, aquelas autorizadas pelo proprietário da informação;

XII – integridade: propriedade a qual garante que a informação manipulada mantenha todas as características originais estabelecidas pelo proprietário da informação, incluindo controle de mudanças e garantia do seu ciclo de vida (nascimento, manutenção e destruição);

XIII – disponibilidade: propriedade que garante que a informação esteja, sempre que necessário, disponível para o uso legítimo, ou seja, por aqueles usuários autorizados pelo proprietário da informação;

XIV – vírus de computador: programa de computador que pode causar dano aos sistemas informatizados, comprometendo de alguma forma a confidencialidade, integridade ou disponibilidade das informações e serviços do computador;

XV – filtro de e-mail : modo de gerência disponível no serviço de e-mail , destinado a filtrar as mensagens recebidas utilizando-se de critérios definidos pelo usuário ou pelo administrador, com o objetivo de organizar ou remover mensagens;

XVI – servidor anti- spam : sistema de computador utilizado para filtrar mensagens de spam enviadas para um servidor de e-mails.

XVII – arquivo .pst ( personal storage table ): formato de arquivo proprietário usado para armazenar cópias locais de mensagens, eventos de calendário do outlook.

XVIII - Contato de e-mail :  Objeto do serviço de diretório que possui informações sobre pessoas de fora da instituição. Nesse caso o armazenamento de mensagens não será efetuado no ambiente do TRE-RO.

CAPÍTULO III

DO CADASTRO NO SERVIÇO DE CORREIO ELETRÔNICO

Art. 4º É permitida a utilização do correio eletrônico corporativo ao magistrado, servidor efetivo, cedido, requisitado, ocupante de cargo em comissão sem vínculo efetivo e estagiário, prestadores de serviço, ainda que pertençam a quadro de outros órgãos da Administração Pública, desde que estejam em efetivo exercício na Justiça Eleitoral de Rondônia.

§ 1° No momento da criação da conta de e-mail , a escolha da identificação do usuário, que compõe o endereço eletrônico, obedecerá ao padrão nome.sobrenome@tre-ro.jus.br , evitando-se a ocorrência de duplicidades e a inclusão de escolhas pessoais fora de padrão.

§2º Os casos excepcionais serão tratados pela STIC, a exemplo das seguintes situações:

I -  existência de usuário homônimo previamente cadastrado;

II - usuário reconhecido no meio social ou profissional pelo nome composto ou por outro sobrenome que não seja o definido pela regra padrão; ou

III - utilização de nome social ( Decreto Presidencial nº 8.727/2016 ).

§ 3º A identificação de usuário no endereço do e-mail somente será modificada quando ocorrer alteração do nome do servidor e mediante solicitação expressa do interessado.

§ 4° Será criado um contato de e-mail para os magistrados, o qual redirecionará as mensagens para o e-mail do seu órgão de origem.

CAPÍTULO IV

DA SEGURANÇA DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 5º Por padrão, a senha de acesso ao e-mail será a mesma do logon no Windows .

Parágrafo Único. Caberá à Comissão de Segurança da Informação (CSI) definir e divulgar alterações nos critérios mínimos de segurança para a criação das senhas, sempre em conformidade com as boas práticas do setor.

Art. 6º É de exclusiva responsabilidade do usuário o sigilo sobre sua senha de acesso ao correio eletrônico, cuja utilização é pessoal e intransferível.

Parágrafo único. O usuário é corresponsável no caso de uso indevido de sua conta de e-mail por pessoa a quem tenha informado os dados de acesso.

CAPÍTULO V

DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

Art. 7º Os usuários podem ler e gerenciar suas mensagens pelo webmail , no endereço eletrônico fornecido pelo STIC.

Parágrafo único. Contas criadas para atenderem unidades organizacionais serão administradas pelos respectivos gestores ou por quem esses designarem.

Art. 8º A conta de e-mail possui limites de utilização, os quais estão estabelecidos no Anexo Único desta norma.

§ 1º A quota será definida pelo Comitê Executivo de TIC (CETIC), baseada em estudo de utilização da capacidade de armazenamento dos servidores de e-mail da instituição.

§ 2º É responsabilidade do usuário o gerenciamento de suas mensagens de e-mail , devendo comunicar eventuais problemas no serviço e evitar que sua quota de e-mail seja atingida.

§ 3º É responsabilidade da STIC prover meios que permitam ao usuário acompanhar a utilização da quota a ele disponibilizada.

§ 4º Para controle dos limites descritos no Anexo Único, após ser atingido 80% da capacidade de armazenagem, o usuário receberá uma mensagem automática do sistema.

§ 5º Atingida a quota, o usuário deixará de enviar e receber novas mensagens e, nesse caso, os eventuais prejuízos ao bom andamento dos serviços serão de sua exclusiva responsabilidade.

Art. 9º Os usuários são corresponsáveis pela segurança das informações da Justiça Eleitoral, cabendo a eles excluir mensagens recebidas cujo conteúdo suscite dúvidas quanto à potencialidade de prejudicá-las em sua integridade, confiabilidade e disponibilidade, seja pela contaminação por códigos maliciosos ou vírus de computador, seja por quaisquer outros meios, principalmente os que apresentem, entre outras, as seguintes características:

I – remetente desconhecido;

II – links desconhecidos no corpo da mensagem;

III – anexos com extensões que possam conter códigos maliciosos.

Art. 10. Toda mensagem enviada através do e-mail corporativo recebe a assinatura do TRE-RO (@tre-ro.jus.br), caracterizando-a como um documento oficial.

Art. 11. É vedado o envio, o armazenamento e o encaminhamento de mensagens por meio do correio eletrônico com conteúdo não relacionado às atividades da Justiça Eleitoral ou que conflitem com os valores, interesses e o código de ética do TRE-RO, principalmente contendo:

I – material obsceno, ilegal, antiético, ofensivo, homofóbico, pornográfico ou pedofílico (seja por imagem, texto ou som);

II – listas de endereços eletrônicos dos usuários do TRE/RO;

III – vírus ou qualquer outro tipo de programa danoso;

IV – material protegido por leis de propriedade intelectual;

V – material preconceituoso ou discriminatório;

VI – assuntos ofensivos ou relacionados a crimes, tráfico de drogas, jogos, armas, religião;

VII – mensagens não solicitadas para múltiplos destinatários distribuindo propaganda, anúncios publicitários, mensagens de entretenimentos, correntes, SPAM e outros;

VIII – músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho;

IX – programas de computador que não sejam destinados ao desempenho de suas funções ou que possam ser considerados nocivos ao ambiente de rede da instituição;

X – divulgação de informações confidenciais tais como usuários e senhas de sistemas, a destinatários não autorizados;

XI – conteúdo tendente a comprometer a intimidade de usuários ou que possa ser caracterizado como assédio social, moral ou sexual;

§1° Os usuários que receberem e-mails com conteúdo não permitido como exposto acima, devem ser enviados via central de serviços para o gestor de segurança da informação

Art. 12. É vedado o uso do correio eletrônico corporativo para forjar ou tentar forjar mensagens de e-mail , ou para disfarçar ou tentar disfarçar a identidade do remetente.

Art. 13. O envio de mensagens a múltiplos destinatários ou unidades do TRE/RO deve restringir-se a assuntos relacionados às atividades do Tribunal.

Art. 14. O correio eletrônico registrará os envios e recebimentos de mensagens, de modo a identificar minimamente os remetentes e destinatários (endereços de e-mail e IP).

Parágrafo único. Por se tratar de ferramenta de trabalho fornecida pelo TRE/RO, para uso em serviço, todas as mensagens armazenadas no correio eletrônico são de propriedade do TRE/RO, podendo o sistema ser auditado, inclusive quanto ao conteúdo das mensagens e anexos, em cumprimento a ordem judicial ou, por determinação do Presidente, em caso de sindicância ou processo administrativo disciplinar, observadas as devidas garantias constitucionais.

CAPÍTULO VI

DA GESTÃO DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 15. Compete à STIC a gestão do correio eletrônico corporativo, incluindo-se as seguintes atribuições:

I - criar contas de e-mail , caixas postais, listas de e-mail de unidades, listas de e-mail vinculadas a projetos, campanhas ou serviços específicos relevantes para o TRE/RO, conforme dispõe esta instrução normativa, desde que os responsáveis pelo uso dessas contas sejam identificados no cadastramento;

II - estabelecer rotinas e procedimentos de manutenção de contas de e-mail e adotar medidas necessárias para reprimir a sua utilização indevida;

III – estabelecer um modelo de gestão que contemple a coordenação, o planejamento, a manutenção, a administração, a divulgação, o controle e o monitoramento do uso do correio eletrônico;

IV – garantir a disponibilidade do correio eletrônico adequado à necessidade do trabalho;

Art. 16. Compete ao usuário:

I – gerenciar sua caixa postal, organizando as mensagens e os arquivos anexos;

II – utilizar o correio eletrônico para os objetivos e funções próprios e inerentes às suas atribuições no âmbito institucional;

III – eliminar periodicamente as mensagens que julgar não necessárias, visando à organização e bom desempenho das caixas postais;

IV – identificar o remetente, de forma clara, nas comunicações eletrônicas, não sendo permitidas alterações ou manipulações da origem das postagens;

V – responsabilizar-se pelo conteúdo de mensagens enviadas ou encaminhadas por sua caixa postal;

VI – manter sua caixa postal eletrônica dentro dos limites definidos pela quota de e-mail , visando garantir seu funcionamento contínuo;

VII – informar ao destinatário a classificação da informação ao enviar uma mensagem confidencial;

CAPÍTULO VII

DAS MENSAGENS DE E-MAIL E SEUS ANEXOS

Art. 17. O envio ou recebimento de mensagens por meio de correio eletrônico fica limitado ao tamanho máximo definido no Anexo Único, baseado na capacidade disponível no ambiente de TI, respeitando, ainda, normas relacionadas à segurança da informação ou provenientes do Tribunal Superior Eleitoral – TSE.

Parágrafo Único.  No caso do envio de arquivos que excedam os limites constantes no Anexo Único, o usuário deverá acionar a central de serviços.

Art. 18. As mensagens poderão ser submetidas previamente a um programa de filtro eletrônico, que poderá bloquear preventivamente mensagens suspeitas (classificadas como spam) ou com anexos de tamanho superior aos estabelecidos.

CAPÍTULO VIII

DAS LISTAS DE E-MAIL

Art. 19. Poderão ser criadas listas de e-mail com todos os usuários lotados em determinada unidade, com as zonas eleitorais, com unidades da secretaria do Tribunal e comissões, além de agrupamentos dessas unidades.

§ 1º A critério da Administração, poderão ser incluídas outras áreas em listas para acompanhamento das comunicações no Tribunal.

§ 2º A lista de e-mails de unidade do usuário será alterada quando a sua lotação for alterada, cabendo notificação prévia da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) ou da nova chefia.

§ 3º Listas de e-mail que não correspondam à estrutura do Tribunal podem ser criadas no interesse da Administração.

§ 4º As listas de e-mail somente receberão mensagens originadas de conta de e-mail da Justiça Eleitoral de Rondônia, em caso de necessidade de recebimento de e-mail externo, isto deve ser solicitado no momento da criação.

§ 5º As listas de e-mail das unidades serão geridas pelos respectivos titulares e as demais serão geridas por pessoa indicada no momento da sua criação.

§ 6º A inclusão de contas institucionais externas devem ser precedidas da assinatura do termo de confidencialidade, em conformidade com a PSI do TRE-RO.

§ 7º Não poderão fazer parte de lista de e-mail contas não institucionais de uso pessoal, tais como @gmail.com, @hotmail.com.

CAPÍTULO IX

DO REDIRECIONAMENTO DE E-MAILS

Art. 20. Na hipótese de o usuário afastar-se temporariamente do serviço, como nos casos de férias ou licenças, será possível o encaminhamento de cópias de suas mensagens para um e-mail interno indicado pelo usuário.

§ 1º Não é permitido o encaminhamento de cópias de suas mensagens para um e-mail externo, mesmo que temporariamente.

§ 2º O redirecionamento de e-mail deverá ser efetuado pelo próprio usuário, mediante a configuração de regras de filtros em sua conta.

CAPÍTULO X

DO CANCELAMENTO DE CONTAS

Art. 21. Os usuários elencados no caput do art. 4º desta Instrução Normativa terão suas contas de e-mail excluídas assim que forem formalizados os seus desligamentos.

§ 1º A SGP deverá informar à central de serviços o desligamento dos usuários, no prazo de até 02 (dois) dias úteis, para fins de exclusão das contas de e-mail .

§ 2º Os gestores de contrato deverão solicitar à central de serviços a exclusão das contas de e-mail dos colaboradores, no prazo de até 02 (dois) dias úteis, antes do encerramento do respectivo contrato ou término das atividades por eles desempenhadas no TRE-RO.

§ 3º O responsável por solicitar a exclusão da conta será corresponsável no caso de uso indevido da respectiva conta de e-mail , quando houver descumprimento dos prazos previstos nos parágrafos anteriores.

§ 4º Caso seja de interesse da Administração, a conta a ser excluída poderá ser apenas bloqueada, mantendo mensagem de alerta por até 60 (sessenta) dias para informar o novo responsável pelas atividades desempenhadas por aquele servidor.

§5º No caso do parágrafo anterior, a solicitação deverá ser realizada pelo superior imediato do desligado e ocorrer no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis antes do desligamento do servidor ou colaborador.

CAPÍTULO XI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 22. O tempo de armazenamento dos registros de acesso ao correio eletrônico, a que se refere o art. 15, está descrito no item d do ANEXO.

Art. 23. Os casos omissos serão tratados pela  comissão de segurança da informação do TRE-RO.

Art. 24. Esta norma será atualizada no mínimo a cada 3 (três) anos, ou conforme determinação das Políticas de Segurança da Informação pertinentes.

Art. 25. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data da sua publicação.

Porto Velho, 27 de abril de 2020.

Desembargador Marcos Alaor Diniz Grangeia

Presidente

ANEXO ÚNICO

I - Tamanho Máximo de e-mails enviados incluindo anexo:  35 MB

II - O limite de armazenagem das caixas de e-mails no servidor seguirá a tabela de elegibilidade abaixo: