RELATÓRIO DE AUDITORIA

PROCESSOS E PROCEDIMENTOS REFERENTES À REALIZAÇÃO DE SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS DO EXERCÍCIO 2018

Porto Velho - RO, dezembro de 2019.

PREÂMBULO
Processo Administrativo SEI n. 0000698-80.2019.6.22.8000

Unidade de Auditoria: Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia – CCIA/TRE-RO.

Modalidade da Auditoria: Auditoria de Conformidade

Ato Originário: §5° do art. 15 da Resolução n. 22/2018 (“Dispõe sobre a prestação e o pagamento do serviço extraordinário no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia) e Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e Fiscalizações (PAA), referente ao exercício de 2019, aprovado pela Presidência no Processo SEI n. 0002704-94.2018.6.22.8000 (evento 0362831).

Objeto da Auditoria: Serviço Extraordinário –Exercício 2018.

Período abrangido: 16/8 a 31/12/2018

Período de realização da auditoria: a) Planejamento – 19/2 a 30/4/2019; b) Execução – 1º/5 a 30/11/2019; e c) Relatório – 1º a 27/12/2019.

Auditor responsável: 
William Augusto de Oliveira
Erick de Oliveira Chaquiam

Supervisor da Auditoria:
Edirlei Barboza Pereira de Souza

Das Unidades Auditadas: 
Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP)
Coordenadoria de Pessoal (COPES)

Responsáveis:

Presidência do TRE de Rondônia: 
Des. Sansão Saldanha 

Diretoria Geral do TRE de Rondônia:
Lia Maria Araújo Lopes

Secretaria de Gestão de Pessoas
Edgard Manoel de Azevedo Filho

Coordenadoria de Pessoal 
Tiago Esteves Badocha

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

Art.	Artigo	
ASSACOM	Assessoria de Acompanhamento e Orientação de Gestão – TRE-RO	
COPES	Coordenadoria de Pessoal – TRE-RO	
CCIA	Coordenadora de Controle Interno e Auditoria – TRE-RO	
CNJ	Conselho Nacional de Justiça	
CF/88	Constituição Federal	
DG	Diretoria-Geral	
N.	Número	
PAA	Plano Anual de Auditoria	
Res.	Resolução	
SEI	Sistema Eletrônico de Informações	
SGP	Secretaria de Gestão de Pessoas	
TCU	Tribunal de Contas da União	
TRE-RO	Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia	
TSE	Tribunal Superior Eleitoral	

GLOSSÁRIO
 
ACHADO: qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído por quatro atributos essenciais: situação encontrada (ou condição, o que é), critério (o que deveria ser), causa (razão do desvio em relação ao critério) e efeito (consequência da situação encontrada). Decorre da comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências. O achado pode ser negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade, ou positivo, quando aponta boas práticas de gestão.
AUDITORIA DE CONFORMIDADE: auditoria que tem por objetivo o exame da legalidade e legitimidade dos atos de gestão em relação a padrões normativos expressos em normas técnicas ou jurídicas e regulamentos aplicáveis, bem como em relação a disposições de cláusulas de contratos, convênios, acordos, ajustes e instrumentos congêneres.
EFEITO: identifica o resultado ou consequência para a entidade, erário ou a sociedade à vista da discrepância entre a situação encontrada e o critério, com possibilidade de incorrer numa gravidade ou eventual benefício no caso de achados positivos. O efeito pode ser real, quando efetivamente verificado, ou potencial, que podem ou não se concretizar (Acórdão TCU n. 1.292/2003 – Plenário).

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO	7
OBJETO	7
OBJETIVO	8
METODOLOGIA	8
ESCOPO E AMOSTRAGEM	8
DAS QUESTÕES DE AUDITORIA	10
CRITÉRIOS	11
ACHADOS NEGATIVOS DE AUDITORIA	12
ACHADO (A1): Falta de Regulamentação do Sistema de Gestão	12
ACHADO (A2): Inobservância do Repouso Semanal Remunerado	14
ACHADO (A3): Servidores com Jornada Especial em Escalas Administrativas	17
ACHADO (A4): Utilização de Servidores Graduados (CJ/FC) em Escalas de Serviço – Princípio da Economicidade	19
ACHADO (A5): Impossibilidade de Emissão de Relatórios Gerenciais no Sistema de Gestão	21
ACHADOS POSITIVOS DE AUDITORIA	22
CONCLUSÃO	24
PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO	25
PLANO DE AÇÃO	27

I.	INTRODUÇÃO 

1. Em cumprimento ao §5° do art. 15 da Resolução n. 22/2018 (“Dispõe sobre a prestação e o pagamento do serviço extraordinário no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia) e PAA exercício de 2019 (Processo SEI n. 0002704-94.2018.6.22.8000), regularmente aprovado pela Presidência deste Tribunal conforme Decisão n. 583 (evento  0362831), e em atendimento ao Manual de Procedimento de Auditoria, Inspeção e Fiscalização deste Tribunal (Portaria TRE-RO n. 381/2014), serão realizados exames de auditoria no processo de realização de serviços extraordinários no exercício de 2018, no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia. 

2. A coordenação, supervisão e orientação dos trabalhos de auditoria ficaram a cargo do Titular da ASSACOM.

3. Destaca-se que foram utilizados procedimentos e papéis de trabalho confeccionados especificamente para esta Auditoria.

4. As atividades se valeram das metodologias de auditoria de conformidade, através da técnica de análise documental, dos processos de indicação e designação dos servidores para ocupação das funções comissionadas, sem perder de vista a verificação da qualidade e suficiência dos controles adotados na autorização e pagamento das gratificações, de modo a minimizar riscos de prejuízos à Administração.

5. Desta forma, as desconformidades foram facilmente detectadas e, pelo baixo nível de gravidade, não houve o comprometimento da regularidade, sendo as falhas objeto de recomendações desta Unidade, conforme veremos em tópico específico deste relatório.

6. Os benefícios potenciais da auditoria têm a ver com a ampla transparência da realização dos serviços extraordinários, sendo o papel da Unidade de Controle velar pela legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência, eficácia e efetividade dos atos da Administração.

II.	OBJETO

7. O objeto do presente trabalho é a realização de Auditoria nos processos e procedimentos referentes à realização de serviços extraordinários do exercício 2018.

III.	OBJETIVO

8. Avaliar a efetividade dos controles internos adotados no processo de realização de serviços extraordinários no exercício de 2018, com vistas a certificar sua conformidade com os normativos legais e regulamentos internos vigentes, atestando a higidez dos procedimentos executados, inclusive no que tange às questões relacionadas com a operacionalização do sistema informatizado de controle.

9. No âmbito dessa auditoria, a análise dos sistemas informatizados restringir-se-á ao sistema CUCO (utilizado para o registro do planejamento das atividades e execução dos serviços extraordinários no âmbito deste Regional) e o sistema FREQUÊNCIA NACIONAL (que registra o horário de entrada e saída dos servidores e demonstra os ajustes efetuados).

IV.	METODOLOGIA

10. A metodologia utilizada abrange, prioritariamente, a utilização das técnicas de auditoria dispostas no Manual de Procedimentos de Auditoria, Inspeção e Fiscalização da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria do TRE-RO, instituído pela Portaria TRE-RO n. 381, de 2 de julho de 2014, em consonância aos princípios e normas consignados em manuais e regulamentos do Tribunal de Contas da União – TCU e do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

11. Foram utilizadas as seguintes técnicas de auditoria: observação, indagação, análise documental, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas.

V.	LEVANTAMENTO DAS INFORMAÇÕES, ESCOPO E AMOSTRAGEM

12. Para atingir o objetivo da auditoria, inicialmente, esta Unidade Técnica expediu o Comunicado de Auditoria (evento 0393230), de Plano de Trabalho (evento 0394394).

13. A COPES colacionou a Certidão (evento 0394863) com todas informações relativas ao processo de serviço extraordinário do exercício 2018.

14. Valendo-nos das técnicas metodológicas foram aplicadas em etapas de trabalho e nos seguintes moldes:

a) Análise documental dos seguintes processos administrativos:
NÚMERO PROCESSO SEI	OBJETO	
 0000244-37.2018.6.22.8000	Processo principal - Planejamento, aferição e aprovação de limites de horas para unidades	
 0002245-92.2018.6.22.8000	Apuração das horas confirmadas no CUCO referente ao mês de agosto.	
 0002624-33.2018.6.22.8000	Apuração das horas confirmadas no CUCO referente ao mês de setembro.	
 0002904-04.2018.6.22.8000	Apuração das horas confirmadas no CUCO referente ao mês de outubro.	
 0003324-09.2018.6.22.8000	Apuração das horas confirmadas no CUCO referente ao mês de novembro.	
0003901-84.2018.6.22.8000	Apuração das horas confirmadas no CUCO referente ao mês de dezembro	
 0002499-65.2018.6.22.8000	Auxílio ao Pleno.	
 0002135-93.2018.6.22.8000	Solicitação da STI para apoio às Zonas Eleitorais.	
 0002279-67.2018.6.22.8000	Estabelecimento unidades de sobreaviso.	
0002883-28.2018.6.22.8000	Horas não confirmadas tempestivamente no CUCO.	
0002816-73.2018.6.22.8029	Nova Eleição de Rolim de Moura.	
0002740-39.2018.6.22.8000	Suplementação horas Pleno.	
0004068-04.2018.6.22.8000	Nova Eleição de Pimenta Bueno.	
0000838-85.2017.6.22.8000	Suplementação Horas SAMES	
0002711-86.2018.6.22.8000	COSE	
0000952-87.2018.6.22.8000	Fechamento do cadastro 2018- Zonas Eleitorais.	
0000898-24.2018.6.22.8000	Fechamento do cadastro 2018- Secretaria	
0003364-88.2018.6.22.8000 	Orientação sobre fontes de custeio -  Serviço Extraordinário no âmbito da Justiça Eleitoral	
0003937-29.2018.6.22.8000	Compilação de horas laboradas fora do período eleitoral 	
  
b)  Aplicação de questionário aos gestores, acerca das principais questões de auditoria pertinentes à execução do processo, conforme estudos realizados;

c) Formulação de entrevistas com os gestores que executaram as referidas atividades para dirimir dúvidas e ratificar os possíveis achados de auditoria detectados;
d) Coleta de informações pertinentes às leis, aos regulamentos e à jurisprudência do TCU que irão direcionar a avaliação dos controles sobre as atividades de conformidade e desempenho; e 
e) Visitas in loco na COPES para verificação dos procedimentos que nortearam a alimentação do sistema CUCO e critérios de distribuição de serviço extraordinário.

15. Foram verificados os procedimentos administrativos referentes à realização de serviços extraordinários especificamente para as Eleições de 2018, no período de agosto a dezembro do referido exercício, haja vista referir-se a um período de maior concentração de serviço extraordinário.

16. As análises compreenderão o percentual de 20% da força de trabalho utilizada na Secretaria do Tribunal e nos cartórios eleitorais para a execução dos serviços. 

17. Nesse contexto, buscando-se uma amostra que permitisse uma abordagem mais apurada e, ao mesmo tempo espelhasse a realidade de todos os procedimentos, optou-se pela utilização do Princípio de Pareto para selecionar quais procedimentos seriam objeto da análise.

18. O Princípio de Pareto ou Lei de Pareto é uma técnica de seleção criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto, segundo a qual 80% das consequências advêm de 20% das causas, ou seja, a análise de 20% da amostra de determinado procedimento é responsável por 80% do total dos resultados possíveis desse processo.

19. Com efeito, tendo em vista a impossibilidade de se analisar todos os procedimentos executados, dimensionou-se a amostra da presente auditoria em 20% do total de servidores envolvidos.

VI.	DAS QUESTÕES DE AUDITORIA

20. A auditoria não se circunscreveu apenas ao aspecto procedimental, sendo elaborado, também, um Programa de Auditoria (evento 0489093), cujas questões e inicialmente formalizadas foram:

Q1 - São adotados mecanismos de controle que garantem a regularidade da documentação juntada nos processos administrativos de serviço extraordinário?

Q2 -  Os processos de registro de serviço extraordinário são dotados de controles internos capazes de garantir o correto registro das horas laboradas?

21. Referidas questões foram direcionadas para 10 (dez) prováveis achados:

A1 - Serviço extraordinário realizado sem o devido planejamento formal e/ou em desconformidade com os regulamentos constituídos.
A2 - Sistema de gerenciamento informatizado não atende às especificidades da atividade nas fases de planejamento e execução.
A3 - Controles internos ineficazes no que tange à prevenção de falhas na fase de planejamento e de execução da atividade.
A4 - Serviço extraordinário pago sem o registro da atividade realizada e/ou sem autorização prévia.
A5 - Serviço extraordinário realizado sem a observância dos intervalos estabelecidos entre jornadas de trabalho.
A6 - Serviço extraordinário realizado sem adoção do princípio da economicidade.
A7 - Horas registradas no ponto e não pagas.
A8 - Horas não registradas no ponto e pagas.
A9 - Horas registradas no ponto sem a prévia autorização.
A10 - Horas registradas no ponto e pagas acima do limite legal.

22. Nesse contexto, foram elaborados, por esta Unidade Técnica, Papéis de Trabalho específicos para a realização dos testes, cujos resultados serão evidenciados no corpo dos achados abaixo.

23. Por fim, constatamos que a intervenção desta Unidade culminou com a expedição de recomendações a serem detalhadas em tópico específico.
 
VII.	CRITÉRIOS

24. Os critérios utilizados como parâmetros para fundamentar as avaliações apresentadas neste trabalho foram os preceitos normativos: 

a) Resolução CNJ n. 171/2013;
b) Portaria TRE-RO n. 381/2014;
c) Lei n. 8.112/1990;
d) Resolução CNJ n 88/2009;
e) Resolução TSE n. 22.901/2008;
f) Resolução TRE-RO n. 22/2018;
g) Resolução TRE-RO n. 15/2018; e
h) Resolução TRE-RO n. 12/2018.
 
VIII.	DOS ACHADOS NEGATIVOS DE AUDITORIA

25. Os achados a seguir elencados referem-se falhas procedimentais que não comprometem a legalidade na realização dos serviços extraordinários, diante da justificativa apresentada pelo cliente da auditoria, atendendo satisfatoriamente às exigências legais.

26. Dessa forma, as recomendações advindas dos achados abaixo elencados devem ser consideradas principalmente como instrumento de melhoria na gestão e execução dos procedimentos relacionados à execução de serviços extraordinários no âmbito deste Tribunal.

		ACHADO (A1) – Falta de regulamentação interna institucionalizando a operacionalização do sistema informatizado CUCO como ferramenta de gestão de serviços extraordinários

1.	Situação Encontrada: Ao solicitar a regulamentação formal de operacionalização do sistema de gestão de serviços extraordinários no âmbito deste Tribunal, fomos informados que o tribunal não possui regulamentos formalizados para tal situação.
2.	Evidências: Resposta aos testes de verificação aplicados na execução dos procedimentos, conforme PT 03;
3.	Critérios: A formalização de procedimentos constitui importante mecanismo para a eficácia das ações executadas na administração pública.  A regulamentação das atividades desenvolvidas, além de basilar a tomada de decisões, promove a padronização das ações e minimiza a prática do empirismo pelos gestores e operadores da ferramenta de gestão.
4.	Causas: Priorização da abordagem empírica na execução dos procedimentos relacionados à execução de serviços extraordinários, em detrimento da formalização e da regulamentação institucional;
5.	Consequências do Achado:

 Falta de normativo interno que institucionalize a utilização e a operacionalização do sistema de gestão de serviços extraordinários no âmbito deste Regional.                                                                  
 Prática do empirismo para a solução de problemas relativos à atividade, à medida em que estes se tornam críticos na instituição.
6.	Manifestação do Auditado: 
Em busca nas normas vigentes não localizamos a institucionalização expressa do Sistema CUCO. Consta expressamente a indicação da utilização de "sistema eletrônico de controle" (art. 15 da Resolução TRE-RO n. 15/2018); e
A elaboração da minuta de institucionalização/operação do sistema CUCO como ferramenta de gestão de serviços extraordinários, sob o prisma da COPES, pode ser realizado.
7.	Avaliação da Auditoria:  A formalização dos procedimentos que norteiam a gestão e a operacionalização do sistema informatizado de serviços extraordinários constitui importante mecanismo para a eficácia das ações executadas. A regulamentação das atividades desenvolvidas, além de basilar a tomada de decisões, promove a padronização das ações e minimiza a prática do empirismo pelos gestores, evitando resoluções baseadas em subjetivismos.
8.	Conclusão da Auditoria: Recomendar à SGP que, com o apoio da unidade responsável na STIC, elabore minuta de regulamentação acerca da utilização e operacionalização do sistema de gestão de serviços extraordinários, no âmbito deste Regional.

 
		ACHADO (A2) – Inobservância acentuada de repouso semanal remunerado dos servidores, preferencialmente aos domingos, em algumas atividades executadas.
1.	Situação Encontrada: Nas análises efetuadas, foi detectado que algumas atividades não respeitaram o repouso semanal remunerado no transcorrer da execução dos serviços extraordinários. Saber: análise dos processos de registro de candidatura (SJGI), análise dos processos de prestação de contas de candidatos (CCIA) e serviços executados pela Coordenadoria de Segurança das Eleições (COSE).
2.	Evidências: Resposta aos testes de verificação aplicados na execução dos procedimentos, conforme PT 03.
3.	Critérios: Observância do disposto no art. 9º da Res. TRE-RO n. 22/2018.
4.	Causas: Não observância do princípio da economicidade e de aspectos relacionados à qualidade de vida dos servidores na execução dos serviços extraordinários.
5.	Consequências do Achado:
 Comprometimento à saúde dos servidores;                                                                      
 Queda da qualidade na execução dos serviços;                                                                Aumento do custo financeiro das atividades ao Erário;
 Repetição cíclica da inconsistência, em razão de prazos exíguos do calendário eleitoral ou da especificidade da atividade executada;
 Prejuízo à qualidade de vida dos servidores que executam as atividades extraordinárias, sem a observância do repouso semanal remunerado.
6.	 Manifestação do Auditado: 
•	Conforme indicado as referidas inobservâncias ocorreram, tal qual historicamente, em poucas atividades especializadas (SJGI, COSE e CCIA) e não em todas as atividades/escalas de força de trabalho; 
•	Sobre a observância do repouso semanal remunerado, a COPES buscou orientar e fiscalizar sob o prisma formal todos os gestores para o revezamento das equipes em todas as escalas (ex: Informativo n. 7/2018, de 17/10/2018 - evento SEI n.  0351768. Contudo, as justificativas/necessidade fáticas da impossibilidade de cumprimento do  repouso semanal nas escalas é de responsabilidade dos respectivos gestores;
•	Vejamos o contido na Informação COPES 2569 COPES no processo de instrução de serviços extraordinários no pleito 2018:

E) ECONOMICIDADE DAS HORAS​/AUMENTO DO PADRÃO REMUNERATÓRIO
43. Considerando que cada gestor é responsável pela distribuição das horas no CUCO, sugiro que seja adotado rigoroso acompanhamento visando a priorização, sempre que possível, de maior número de horas para os servidores que possuam menor padrão remuneratório.
"G) RESPONSABILIDADE DO GESTOR SOBRE O PLANEJAMENTO/DISTRIBUIÇÃO HE
53. Após levantamento dos limites globais pela SGP com base das horas confirmadas no Cuco em 2014  e deliberação pela Gestão deste Regional no ano em curso, os limites serão incluídos no CUCO na integralidade para planejamento de todo o período eleitoral (e não por mês), prestigiando a celeridade e o respeito às peculiaridade locais de cada unidade gestora.
54. O rito permitirá a formação de banco de dados para eleições vindouras e como parâmetro aos próximos gestores quando da distribuição dos limites no futuro, entretanto, impõe a necessidade de extrema atenção para a distribuição dos limites ao longo do meses e adotando, sempre que possível, o labor da hora mais econômica entre os servidores disponíveis. Do mesmo modo, salienta-se, conforme enunciado no Acórdão 43/2007 TCU, utilizado desde 2016 que "as situações excepcionais devem ser devidamente justificadas, com a demonstração da imprevisibilidade da situação, da imprescindibilidade dos serviços, bem como da ausência de servidores, no quadro do órgão, em número suficiente para atender aos limites de horas extras legalmente estipulados".
 
•	A adoção de informativos formais de orientação aos gestores em 2018, buscou mitigar achados relacionados com a inobservância do repouso semanal remunerado, bem como da economicidade na elaboração de escalas. Contudo, a aferição da necessidade de servidores com maior padrão remuneratório (maior custo hora) é de responsabilidade dos gestores.
•	A respeito da notificação formal, preferencialmente via nova ferramenta no CUCO (se viável pela STIC), bem como a inclusão em minuta das atividades excepcionalmente desobrigadas à observância do repouso semanal, sob o prisma da COPES, pode ser realizado.

7.	 Avaliação da Auditoria:

O repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos, constitui importante mecanismo contributivo para a qualidade de vida dos servidores e deve ser amplamente prestigiado, salvo por imperiosa necessidade de serviço. 

Nos casos acima mencionados, verificou-se que todas as atividades executadas se enquadram na aplicação de tal justificativa para legitimar o descumprimento detectado, seja em razão dos prazos exíguos estabelecidos no calendário eleitoral ou pela especificidade dos serviços executados.

Em que pese a constatação da proatividade do gestor, há que se destacar a não observância do princípio da economicidade pelos gestores, visto que a hora extraordinária laborada aos domingos possui valor superior, o que reforça o caráter excepcionalíssimo de tal prática.

8.	Conclusão da Auditoria:

1. Recomendar à SGP que intensifique, no decorrer da execução dos serviços extraordinários, alertas gerais aos gestores para que observem a prática do repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos, notificando oficialmente os gestores cujas atividades estejam em desacordo;

2. Recomendar à SGP que insira, no normativo legal que disciplina os serviços extraordinários do exercício, as atividades que estejam excepcionalmente desobrigadas à observância do repouso semanal remunerado, durante seu interstício de execução.

ACHADO (A3) – Utilização de servidores submetidos à carga horária prevista em legislação especial de trabalho, em escalas administrativas de serviços extraordinários.

1.	Situação Encontrada: Ao analisar relatório de frequência emitido pelo SGRH, constatou-se que alguns servidores que possuem carga horária especial de trabalho, por força de lei específica, executaram serviços extraordinários em atividades não relacionadas ao desempenho de suas funções habituais, não sendo observada a norma de regência  pertinente à jornada especial de trabalho que faz jus ao servidor, bem como sua respectiva carga horária mensal, não aplicável a servidores que exerçam função comissionada ou cargo em comissão.
2.	Evidências: Resposta aos testes de verificação aplicados na execução dos procedimentos, conforme PT 03.
3.	Critérios: Observância do disposto no art. 3º, inciso I, da Res. TRE-RO n. 22/2018.
4.	Causas: Não cumprimento de legislação específica, inerente ao cargo ocupado pelo servidor com jornada especial de trabalho
5.	Consequências do Achado:
 Pagamento de serviços extraordinários em desacordo com a norma de regência pertinente à jornada especial de trabalho do servidor.
6.	Manifestação do Auditado: 
O aperfeiçoamento da gestão de serviços extraordinários submetidos à carga horária prevista em legislação especial de trabalho, tem aplicabilidade atualmente no TRE-RO os Cargos de Analista Judiciário - Especialidades Medicina (1 servidor) e Odontologia (1 servidor).
Em consulta à COTEP verificamos que o parâmetro adotado para pagamento atualmente é o recebimento após a oitava hora laborada, cuja diferença é o divisor do valor hora que é proporcional a carga horária.
A respeito de que a unidade responsável (SGP) se abstenha de incluir, nas escalas administrativas de serviço extraordinário, os servidores com a prerrogativa legal de executar carga horária especial de trabalho, haja vista o cálculo diferenciado do acréscimo percentual de seu salário-hora, exceto se no desempenho das funções de investidura do cargo e desde que observada a carga horária de trabalho legalmente estabelecida, o entendimento será adotado. 
Revisão dos pagamentos de serviços extraordinários efetuados no exercício de 2018, com vistas a verificar sua adequação às normas de regência pertinentes à carga horária especial que faz jus ao servidor, bem como de exercícios anteriores, respeitada a prescrição quinquenal, não devendo ser considerados os servidores que, na época da realização dos serviços, estavam investidos em funções comissionadas ou cargos em comissão. O levantamento pode ser realizado prontamente por esta undiade técnica, tão logo deliberado pela Administração.

7.	 Avaliação da Auditoria: 

Deve ser observado o cumprimento estrito da carga horária de trabalho pré-estabelecida para servidor cuja categoria esteja regida por norma especial de trabalho, inclusive no que for pertinente ao cálculo de horas laboradas para configurar a sobre jornada de trabalho.

8.	Conclusão da Auditoria:

1. Recomendar à unidade responsável (SGP) que se abstenha de incluir, nas escalas administrativas de serviço extraordinário, os servidores com a prerrogativa legal de executar carga horária especial de trabalho, haja vista o cálculo diferenciado do acréscimo percentual de seu salário-hora, exceto se no desempenho das funções de investidura do cargo e desde que observada a carga horária de trabalho legalmente estabelecida;

2. Recomendar à unidade responsável (SGP) que promova a revisão dos pagamentos de serviços extraordinários efetuados no exercício de 2018, com vistas a verificar sua adequação às normas de regência pertinentes à carga horária especial que faz jus ao servidor, bem como de exercícios anteriores, respeitada a prescrição quinquenal, não devendo ser considerados os servidores que, na época da realização dos serviços, estavam investidos em funções comissionadas ou cargos em comissão.

		ACHADO (A4) – Elaboração de escalas administrativas de atividades comuns sem a observância do princípio da economicidade.
1.	Situação Encontrada: 

Ao efetuar a análise dos processos de realização de atividades comuns que demandassem a formalização de escalas de trabalho, verificou-se a utilização de servidores investidos de função comissionada e cargos em comissão (FC E CJ), não sendo adotado o critério objetivo da menor remuneração para a execução de tais serviços.

A utilização de servidores graduados em escalas comuns de serviço somente é justificada quando o referido servidor é o gerente da atividade em execução ou por comprovada escassez de servidores para a realização das tarefas. Dessa forma, os gestores devem adotar como critério para formulação das escalas de serviço, o menor valor de remuneração dos servidores que irão compor as escalas.

Ademais, a utilização de gestores e servidores graduados em escalas de serviço comuns acarreta prejuízo à gestão das atividades ordinárias da unidade gerenciada pelo servidor componente da escala.

Tal prática deverá ser adotada nas escalas de serviço para execução de serviços de biometria, recebimento de urnas eletrônicas, atendimento do serviço 148, plantões regimentais nas unidades e outros serviços correlatos.
2.	Evidências:  Resposta aos testes de verificação aplicados na execução dos procedimentos, conforme PT 03 e análise de processos SEI referentes a escalas administrativas de trabalho com pagamento de serviços extraordinários.
3.	Critérios: Observância do disposto no art. 6º, parágrafo único, da Res. TRE-RO n. 22/2018.
4.	Causas: Não observância do princípio da economicidade e da eficiência administrativa na formulação de escalas administrativas de serviços extraordinários.
5.	Consequências do Achado: 
 Elevação do custo dos serviços extraordinários executados;
 Necessidade de custos adicionais de substituição do servidor graduado.

6.	Manifestação do Auditado: 
Projeto Biometria 2019: (ver evento 0490911)
Apoio aos Cartórios Eleitorais: Em regra, trata-se de solicitação nominal manejada pelas Chefias de Cartório direcionada para diversas unidades da Secretaria. Entendemos que tratando-se do dia do pleito e véspera onde toda a força de trabalho é utilizada, pode ser justificada pelo gestor solicitante;
Recebimento de urnas eletrônicas, atendimento no 148 e plantões regimentais: a escolha do servidor com perfil técnico para a atividade em prestígio à economicidade, é de responsabilidade dos respectivos gestores;
Entendemos que o gerenciamento de todas as escalas de trabalho privilegiando os princípios da economicidade e da eficiência administrativa é de complexa execução, visto que: a SGP apesar de acompanhar todos os servidores não possui conhecimento fático por atividade x demanda; o curto período eleitoral não permitira o rito elaboração e posterior  envio da escala para aprovação da SGP, espacialmente pelas sucessivas alterações (que demandariam nova aprovação). No que tange ao fechamento do cadastro, novas eleições e Biometrias entendo que as escalas devem ser gerenciadas pela SGP (como feito hoje). 
7.	  Avaliação da Auditoria:  O planejamento de escalas de serviço administrativo para execução de serviços extraordinário deve sempre ser pautada com base nos princípios da economicidade e da eficiência administrativa, com vistas a minimizar o impacto financeiro dos serviços ao Erário, salvo se o servidor for o gerente da atividade em execução ou por comprovada escassez de servidores para a realização das tarefas, devendo todas as justificativas estarem explícitas no processo pertinente. 
8.	Conclusão da Auditoria: 

1. Recomendar que todas as escalas de serviço extraordinário sejam previamente submetidas ou gerenciadas pela Secretaria de Gestão de Pessoas, com vistas a efetiva verificação e/ou adoção de critérios objetivos na formulação das escalas de trabalho, privilegiando os princípios da economicidade e da eficiência administrativa, quando possível;  

2. Recomendar que o referido procedimento seja adotado obrigatoriamente nas escalas de serviços de cadastramento biométrico, recebimento de urnas eletrônicas, atendimento do serviço 148, plantões regimentais nas unidades, apoio aos cartórios eleitorais e outros serviços correlatos, salvo justificativas fundamentadas.

ACHADO (A5) – Impossibilidade de emissão de relatórios gerenciais no sistema informatizado de gestão de serviços extraordinários (CUCO), tanto na fase de execução da atividade como na finalização dos trabalhos - visualização de demonstrativos com o resultado consolidado dos trabalhos (relatórios de inconsistências, demonstrativos financeiros, quantitativo de horas por atividade/servidor, críticas, etc.)

1.	Situação Encontrada: Ao realizar entrevistas com operadores dos sistema de gestão de serviços extraordinários, acerca da funcionalidade e melhorias que poderiam ser acrescentadas como ferramentas de gestão, fomos informados que  a adição de informações gerenciais para operacionalização das atividades de distribuição e confirmação de horas extras contribuiria sobremaneira para uma melhor execução dos procedimentos,  bem como a emissão de demonstrativos consolidados com o resultado operacional e financeiro do processo.
2.	Evidências: Resposta aos testes de verificação aplicados na execução dos procedimentos, conforme PT 03.
3.	Critérios: Aprimorar as ferramentas de gestão e operacionalização do sistema informatizado de registro de serviços extraordinários. 
4.	Causas: Não disponibilização de informações gerenciais no registro e execução de atividades no sistema de gestão de serviços extraordinários
5.	Consequências do Achado:
Ausência de informações gerenciais para a execução de ações no sistema.
Ausência de relatórios consolidando os resultados financeiros e operacionais das ações executadas.
6.	Manifestação do Auditado: 

Em complemento ao aperfeiçoamento estatístico  realizado em 2018 (inclusão de gráficos de confirmação x gráficos de execução financeira aproximada), concordamos com o A5, sugerindo que as críticas sejam demonstradas de modo gráfico/quantitativo e com possibilidade de notificações automáticas aos respectivos gestores por e-mail.
Relatórios são sempre válidos, contudo, dependemos do GABSTIC para as mudanças. 

7.	 Avaliação da Auditoria: 

A disponibilização de informações gerenciais que contribuam para a eficácia da execução das atividades constitui importante mecanismo para a eficácia das ações executadas pelos usuários do sistema. A visualização de relatórios e informações gerenciais, além de basilar a tomada de decisões, promove a padronização das ações e minimiza a margem de erro nas ações executadas pelos gestores e operadores da ferramenta de gestão.

8.	Conclusão da Auditoria:

Recomendar à SGP que, com o apoio da unidade responsável na STIC, que verifique a possibilidade de disponibilização de relatórios e informações gerenciais no sistema de gestão de serviços extraordinários, com vistas a auxiliar na execução das atividades durante a operacionalização do sistema e na demonstração do resultado financeiro e operacional das ações executadas, quando da finalização dos trabalhos.

IX.	DOS ACHADOS POSITIVOS DE AUDITORIA

27. Os achados positivos de auditoria estão relacionados às boas práticas executadas na Administração que estão alinhados ao princípio da eficiência administrativa, sendo possível detectar, durante os trabalhos de auditoria, as seguintes ações positivas
 
ACHADO POSITIVO 01 – CONTROLE DOS SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS EM PROCESSOS SEPARADOS

28. Conforme restou demonstrado, a SGP concentrou as informações relacionadas ao processo de serviço extraordinário em 19 (dezenove) processos distintos, levando em consideração o interessado e a ação executada em cada fase da atividade (planejamento, execução e pagamento). 
 
29. Tais ações configuram a adoção de boas práticas administrativas, visto que estão alinhadas à organização e à eficiência dos atos administrativos, externalizando a máxima transparência e, via de consequência, proporciona maior facilidade na gestão dos serviços extraordinários, inclusive no que tange à disponibilização de histórico de execução para futuras consultas.

ACHADO POSITIVO 02 – MAPEAMENTO DO FLUXO DE PROCESSOS DA ATIVIDADE

30. Ao buscar informações sobre a execução e a gestão da atividade, verificamos que o gerente do processo (SGP/COPES) já possuía o fluxograma das ações perfeitamente mapeado, com todas as etapas constantes da atividade. 

31. Fomos informados também que o referido mapeamento é totalmente dinâmico, ou seja, está em constante atualização, e que os resultados pertinentes da presente auditoria já seriam incorporados imediatamente ao fluxograma das atividades.

32. A prática de mapeamento de processos é extremamente salutar para o desenvolvimento das ações administrativas, pois possibilita ao gestor a identificação de  riscos ao processo, controle produtivo das ações, padronização de procedimentos, melhoria da qualidade da execução e disponibilização de histórico da base do conhecimento para eventuais sucessores.

ACHADO POSITIVO 03 – SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO COM PRINCIPAIS RISCOS DA ATIVIDADE MITIGADOS E COM RESULTADOS EFICIENTES NOS PROCEDIMENTOS

33. O sistema de gestão de serviços extraordinários utilizado por este Regional é extremamente eficiente no que se propõe, visto que todas as etapas da atividade (planejamento, execução e pagamento) são nele registradas.

34. O referido sistema possui módulos de cadastramento de etapas dependentes entre si, de modo que o não cumprimento de determinada fase acarreta automaticamente o bloqueio da fase sucessiva.

35. O planejamento integrado das atividades, com a discriminação prévia de todas as atividades e o respectivo registro de todas as justificativas e autorizações dos gestores, em escala hierárquica, diminuiu sobremaneira o retrabalho na fase de execução, visto que praticamente todas as ações redundantes, que eram executadas em eleições anteriores, mostraram-se desnecessárias, o que ocasionou a maximização da produtividade das ações de operacionalização do sistema. 

36. Outro fator a ser destacado, é a integração de um módulo financeiro ao sistema, utilizado tanto para a observância dos limites orçamentários como para o pagamento do serviço extraordinário dos servidores, o que diminuiu em muito a margem de erros quantitativos e financeiros (quantidade de horas, salário de servidores, valor-hora, limite quantitativo, limite orçamentário da unidade, etc.)

ACHADO POSITIVO 04 – PROATIVIDADE DO GESTOR DE PESSOAL (SGP/COPES)

37. A constante atuação da unidade gerente do processo (COPES) durante a execução das atividades merece também ser destacada, visto que os operadores do sistema eram constantemente alertados/notificados acerca de prazos, inconsistências e irregularidades que exigiam providências para o saneamento. 

38. O referido gestor também mantinha uma constante base de consultas com esta unidade de controle interno, buscando sempre a melhoria do processo e a mitigação prévia de riscos ao processo.

39. A disponibilização de um histórico processual extremamente organizado, fixando uma base de conhecimento da execução dos procedimentos para futuras gestões é digna de nota, sendo disponibilizado inclusive informações em pagina elaborada na intranet deste Tribunal e distribuição de um tutorial para operacionalização do sistema de gestão (CUCO).

40. A transparência com que conduziu a gestão do processo de serviços extraordinários deve ser ressaltada, visto que todos os servidores, envolvidos ou não nas atividades, recebiam informações padronizadas acerca do andamento das atividades.

41. A atuação do gestor do processo foi fundamental para que a execução das atividades fosse concluída com êxito e de forma eficiente. Tal fato é comprovado no próprio processo de auditoria, visto que os achados detectados se referem a questões secundárias do procedimento, visto que as principais etapas do processo de serviço extraordinário mantiveram-se hígidos e com eficácia na execução.
 
X. CONCLUSÃO

42. À vista do exposto, a presente auditoria vislumbrou a conformidade dos processos e procedimentos relacionados ao serviço extraordinário no exercício 2018, sendo possível verificar a existência de controles internos rigorosos nas etapas do processo, todos devidamente acoplados às rotinas do sistema informatizado de gestão (CUCO).

43.  A aplicação de tais controles internos é verificada tanto na fase de planejamento das ações como na etapa de execução das atividades, bem como no devido processo de pagamento das horas executadas além da jornada ordinária, restando resguardadas as principais etapas pertinentes à ação, fato comprovado pelos achados detectados na presente auditoria, fixados basicamente em questões relacionadas ao aprimoramento do processo.

44. Assim, em face dos exames de auditoria ora realizados, tendo por finalidade avaliar a conformidade legal e a eficiência dos controles internos existentes no processo de execução de serviços extraordinários, constatou-se a observância da maioria dos normativos vigentes e a eficiência da maioria dos controles internos inerentes ao processo, restando o aprimoramento de algumas etapas e procedimentos pontuais, os quais serão explanados no tópico seguinte do presente parecer, não havendo nenhuma inconsistência grave ou de natureza dolosa a ser reportada. 
 
XI.	PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO
 
45. Diante do exposto, submete-se o presente Relatório Final de Auditoria, visando contribuir para os atos de gestão de pessoal deste Regional, com fulcro no art. 15 do Regimento Interno do TRE/RO, art. 70 da CF c/c o art. 1º, § 1º, III, da Res/CNJ nº 86/2009, devidamente revisado pela Coordenadoria de Controle Interno deste Tribunal, com vistas à apreciação do Excelentíssimo Desembargador Presidente deste Tribunal e posterior deliberação às unidades impactadas pelas recomendações ora emitidas:

a)	À SGP/COPES
 Recomendar à SGP que, com o apoio da unidade responsável na STIC, elabore minuta de regulamentação acerca da utilização e operacionalização do sistema de gestão de serviços extraordinários, no âmbito deste Regional;
 Recomendar à SGP que intensifique, no decorrer da execução dos serviços extraordinários, alertas gerais aos gestores para que observem a prática do repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos, notificando oficialmente os gestores cujas atividades estejam em desacordo;
 Recomendar à SGP que insira, no normativo legal que disciplina os serviços extraordinários do exercício, as atividades que estejam excepcionalmente desobrigadas à observância do repouso semanal remunerado, durante seu interstício de execução;
 Recomendar à unidade responsável (SGP) que se abstenha de incluir, nas escalas administrativas de serviço extraordinário, os servidores com a prerrogativa legal de executar carga horária especial de trabalho, haja vista o cálculo diferenciado do acréscimo percentual de seu salário-hora, exceto se no desempenho das funções de investidura do cargo e desde que observada a carga horária de trabalho legalmente estabelecida;
 Recomendar à unidade responsável (SGP) que promova a revisão dos pagamentos de serviços extraordinários efetuados no exercício de 2018, com vistas a verificar sua adequação às normas de regência pertinentes à carga horária especial que faz jus ao servidor, bem como de exercícios anteriores, respeitada a prescrição quinquenal, não devendo ser considerados os servidores que, na época da realização dos serviços, estavam investidos em funções comissionadas ou cargos em comissão;
 Recomendar que todas as escalas de serviço extraordinário sejam previamente submetidas ou gerenciadas pela Secretaria de Gestão de Pessoas, com vistas a efetiva verificação e/ou adoção de critérios objetivos na formulação das escalas de trabalho, privilegiando os princípios da economicidade e da eficiência administrativa, quando possível;  
 Recomendar que o referido procedimento seja adotado obrigatoriamente nas escalas de serviços de cadastramento biométrico, recebimento de urnas eletrônicas, atendimento do serviço 148, plantões regimentais nas unidades, apoio aos cartórios eleitorais e outros serviços correlatos, salvo justificativas fundamentadas;
 Recomendar à SGP que, com o apoio da unidade responsável na STIC, que verifique a possibilidade de disponibilização de relatórios e informações gerenciais no sistema de gestão de serviços extraordinários, com vistas a auxiliar na execução das atividades durante a operacionalização do sistema e na demonstração do resultado financeiro e operacional das ações executadas, quando da finalização dos trabalhos.

XII.	PLANO DE AÇÃO

46. Assim, caso seja homologada a proposta de encaminhamento apresentada por esta Unidade de Auditoria, as unidades impactadas (SGP/COEDE) deverão elaborar PLANO DE AÇÃO para o efetivo atendimento das recomendações apresentadas neste Relatório, no qual devem explicitar as medidas que serão adotadas para mitigar os problemas apontados, contendo, no mínimo, as seguintes informações: 
I.	Das ações a serem adotadas; 
II.	Dos responsáveis pelas ações; 
III.	Dos prazos para implementação.

47. Após a decisão do Excelentíssimo Presidente deste Tribunal, solicitamos que o aludido Plano de Ação seja encaminhado, devidamente consolidado, para esta CCIA, para fins de monitoramento das ações a serem executadas.

É o relatório.
 
Porto Velho, 30 de dezembro de 2019.

William Augusto da Oliveira
Auditor Responsável

Erick de Oliveira Chaquiam
Auditor Responsável

Supervisor da Auditoria:
Edirlei Barboza Pereira de Souza

De acordo com o Relatório.
Encaminhe-se à Presidência.

Paulo André Viana Cotta
Coordenadora de Controle Interno e Auditoria Substituto