RELATÓRIO DE AUDITORIA

PROCESSO DE GESTÃO DA EXECUÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO, COM ENFOQUE NOS INDICADORES ESTRATÉGICOS

 (AUDITORIAS INTEGRADAS DA JUSTIÇA ELEITORAL 2019)

Porto Velho - RO, dezembro de 2019.

PREÂMBULO

Processo Administrativo SEI n. 0002256-87.2019.6.22.8000

Unidade Auditada: Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia – CCIA/TRE-RO.

Modalidade da Auditoria: Auditoria de Conformidade

Ato Originário: Auditorias Integradas da Justiça Eleitoral - Resolução TSE nº 23.500/2016, Plano de Auditoria Integrada de Longo Prazo (Palp) 2018-2021 do Tribunal Superior Eleitoral (TSE) – Portaria TSE n. 1.006/2018 e Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e Fiscalizações (PAA), referente ao exercício de 2019, aprovado pela Presidência no Processo SEI n. 0002704-94.2018.6.22.8000 (evento 0362831).

Objeto da Auditoria: Planejamento Estratégico do TRE-RO – 2015/2020.

Período abrangido: 11/9/2019 a 16/12/2019

Período de realização da auditoria: a) Planejamento – de setembro a outubro; b) Execução – de outubro a novembro; e c) Relatório – dezembro.

Auditor responsável: 
Edirlei Barboza Pereira de Souza

Revisor da Auditoria:
Coordenadora de Controle Interno e Auditoria: Rejane Assis Lima da Fonseca

Das Unidades Auditadas: 
Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão (ASPLAN)
Secretaria Judiciária e de Gestão da Informação (SJGI)
Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento (COEDE)
Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (COFC)
Coordenadora de Controle Interno e Auditoria (CCIA)
Núcleo Socioambiental (SOAM)

Responsáveis:

Presidência do TRE de Rondônia: 
Des. Sansão Saldanha 

Diretoria Geral do TRE de Rondônia:
Lia Maria Araújo Lopes

Secretaria Judiciária e Gestão da Informação
Áurea Cristina Saldanha Oliveira Aragão

Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento 
Ronaldo Pontes Moura

Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade
Ricardo Moura Silva

Coordenadora de Controle Interno e Auditoria
Rejane Assis Lima da Fonseca

Núcleo Socioambiental 
Ronaldo Pontes Moura

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ASSACOM	Assessoria de Acompanhamento e Orientação de Gestão – TRE-RO	
ASPLAN	Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão – TRE-RO	
COEDE	Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento – TRE-RO	
CCIA	Coordenadora de Controle Interno e Auditoria – TRE-RO	
COFC	Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade	
CNJ	Conselho Nacional de Justiça	
FOC	Fiscalização de Orientação Centralizada - TCU	
PAA	Plano Anual de Auditoria	
PAAI	Plano Anual de Auditoria Integrada - TSE	
PALP	Plano de Auditoria Integrada de Longo Prazo - TSE	
PEJERO	Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral de Rondônia	
RAE	Reunião de Análise da Estratégia – TRE-RO	
SEI	Sistema Eletrônico de Informações	
SOAM	Núcleo Socioambiental – TRE-RO	
SJGI	Secretaria Judiciária e de Gestão da Informação – TRE-RO	
TCU	Tribunal de Contas da União	
TRE-RO	Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia	
TSE	Tribunal Superior Eleitoral	

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO	6
OBJETO	6
OBJETIVO	9
METODOLOGIA	9
LEVANTAMENTO DAS INFORMAÇÕES, ESCOPO E AMOSTRAGEM	10
DAS QUESTÕES DE AUDITORIA	11
CRITÉRIOS	12
ACHADOS DE AUDITORIA	13
ACHADO (A1): Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade - 
Meta Estabelecida Sem Histórico De Parâmetro De Forma Objetiva	14
ACHADO (A2): Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade
 - Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição	15
ACHADO (A3): Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
 - Deficiência Na Descrição Do Indicador	16
ACHADO (A4): Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA - 
Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição	17
ACHADO (A5): Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
Inadequação Da Periodicidade De Medição	18
ACHADO (A6): Indicador: Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HC, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares - 
Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração	19
ACHADO (A7): Indicador: Índice de clima organizacional - 
Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração	20
ACHADO (A8): Indicador: Índice de tramitação do acórdão -  
Deficiência Na Fórmula Utilizada Para Medição E No Dono Do Indicador	21
ACHADO (A9): Indicador: Índice de atendimento das necessidades de capacitação -  
Alto Custo-Benefício Para O Resultado Esperado	23
CONCLUSÃO	24
PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO	26

INTRODUÇÃO 

Em razão da Resolução TSE n. 23.500/2016, que dispõe sobre as diretrizes das Auditorias Integradas a serem realizadas no âmbito da Justiça Eleitoral, a Portaria TSE n. 1.006/2018, que dispõe sobre o Plano de Auditoria Integrada de Longo Prazo (Palp) 2018-2021 do Tribunal Superior Eleitoral (TSE),  a Auditoria no Processo de Gestão da Execução do Plano Estratégico, com Enfoque nos Indicadores Estratégicos, foi prevista no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e Fiscalizações deste Regional, referente ao exercício de 2019, o qual foi devidamente aprovado pela Presidência no Processo SEI n.0002704-94.2018.6.22.8000.
2	Registramos que a execução desta auditoria foi inspirada no modelo de Fiscalização de Orientação Centralizada (FOC), adotado pelo Tribunal de Contas da União, na forma de execução coordenada, em que órgãos diferentes e independentes entre si trabalham conjuntamente - TREs, sob a coordenação de uma unidade centralizadora - Coordenadoria de Auditoria da Secretaria de Controle Interno e Auditoria do TSE, para auditar um assunto/tema/processo relevante para todos os envolvidos.

OBJETO

O objeto do presente trabalho é a realização de Auditoria no Processo de Gestão da Execução do Plano Estratégico, com Enfoque nos Indicadores Estratégicos previstos no Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral de Rondônia - PEJERO (Processo SEI n. 0000006-93.2015.6.23.8000)
Quanto ao Plano Estratégico, cumpre destacar que este consiste em um documento que define, entre outros elementos, o conjunto de objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas que norteiam a atuação do órgão para cumprimento da missão institucional e alcance da visão de futuro almejada. 
Esse Plano também orienta a elaboração dos demais planos institucionais e a identificação de oportunidades de inovação a serem conduzidas no âmbito do órgão. 
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ), determinou aos órgãos do Poder Judiciário, que o Plano Estratégico possua periodicidade de seis anos, podendo ser revistos bianualmente, conforme definido no art. 4º da Resolução CNJ n. 198/2014.
O TRE-RO aprovou o seu Planejamento Estratégico vigente (período 2015 – 2020), por meio da Resolução TRE-RO n. 12/2015, disponível na página da internet do Tribunal (http://www.justicaeleitoral.jus.br/arquivos/tre-ro-planejamento-estrategico-2015-a-2020/rybena_pdf?file=http://www.justicaeleitoral.jus.br/arquivos/tre-ro-planejamento-estrategico-2015-a-2020/at_download/file).
A missão institucional do TRE-RO é “garantir a legitimidade do processo eleitoral”. Enquanto a sua visão de futuro é “consolidar a credibilidade da Justiça Eleitoral, especialmente quanto à efetividade, transparência e segurança.”
O mapa estratégico traduz a missão, a visão e a estratégia da organização em um conjunto abrangente de objetivos que direcionam o comportamento e o desempenho institucionais. 
Já os indicadores de desempenho são instrumentos importantes para controle da gestão na administração pública, por aumentarem a transparência da gestão e facilitarem o diálogo entre os mais diversos grupos sociais organizados. 
Nesse contexto, os indicadores são, por um lado, importantes ferramentas gerenciais de gestão para a administração pública; e por outro, um instrumento fundamental para a fiscalização da gestão pública por parte dos movimentos populares (controle social).
Dessa forma, uma instituição com um sistema de indicadores bem planejado e bem estruturado, funciona como um instrumento de racionalização e modernização da gestão, pois oferece a possibilidade de um grau maior de compromisso com resultados durante a discussão e a execução de programas mediante a determinação de metas de desempenho.
Percebe-se assim, que o Planejamento Estratégico é dinâmico, e, por isso, alterações e medidas corretivas são necessárias para que haja o devido alinhamento e o aprimoramento das atividades.
Na espécie, até o presente, em que pese o PEJERO ter previsão expressa para alteração (parágrafo único do art. 1º da Resolução TRE-RO n. 12/2015), não há registro formal neste sentido, existindo apenas a manifestação de intenção de ajustes no PEJERO, conforme consta na Ata da 1ª RAE realizada em maio/2019 (Informação 8672 – evento 0487007).
Com efeito, o PEJERO possui 34 (trinta e quatro) indicadores estratégicos denominados de apoio, vinculados a 8 (oito) objetivos/macrodesafios estratégicos integrantes de 3 (três) perspectivas, a saber:

Perspectiva - Sociedade

Macrodesafio: GARANTIA DOS DIREITOS DE CIDADANIA 

1 .Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade 
2. Evolução no número de pessoas beneficiadas pelos projetos sociais 
3. Índice de respostas a contatos dirigidos à Ouvidoria

Perspectiva - Processos Internos

Macrodesafio: COMBATE À CORRUPÇÃO E A IMPROBIDADE ADMINISTRATIVA 

1. Índice de Agilidade no Julgamento das classes AIME, AIJE e RP 
2. Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA 
3. Índice de execução do Plano Anual de Auditoria e de Acompanhamento de Gestão

Macrodesafio: FORTALECIMENTO DA SEGURANÇA E DA TRANSPARÊNCIA DO PROCESSO ELEITORAL 

1.	Índice de eleitores com cadastro biométrico 
2.	Índice de diligenciamento das denúncias recebidas pelo Disque-Eleição 148

Macrodesafio: CELERIDADE E PRODUTIVIDADE NA PRESTAÇÃO JURISDICIONAL 

1. Taxa de congestionamento 
2. Índice de julgamento de processos de conhecimento (Meta 2 do CNJ) 
3. Índice de tramitação do acórdão 
4. Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HS, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares.

Perspectiva - Pessoas e Recursos

Macrodesafio: APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO DE PESSOAS 

1. Índice de clima organizacional 
2. Índice utilização do orçamento de capacitações 
3.Índice de atenção aos eixos de competências 
4. Inclusão de servidores nas ações de capacitação 
5. Índice de atendimento das necessidades de capacitação 
6. Desenvolvimento gerencial 
7. Índice de absenteísmo por motivo de saúde 
8. Índice de adesão ao exame periódico 
9.Índice de adesão à Campanha Permanente de Acompanhamento Odontológico Preventivo

Macrodesafio: APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO ORÇAMENTÁRIA 

1. Índice de agilidade no trâmite dos processos de aquisição de bens e serviços 
2. Índice de adequação das instalações físicas 
3. Índice de execução do Orçamento Estratégico 
4.Índice de Execução do Orçamento de Custeio e Capital e Investimento Disponibilizado 
5. Índice de Perda Orçamentária 
6. Índice de Aderência ao Planejamento Orçamentário 
7. Índice de Inscrição em restos a pagar 
8. Índice de execução de restos a pagar

Macrodesafio: FORTALECIMENTO DA GOVERNANÇA 

1. Índice de governança corporativa 
2. Índice de disponibilização das informações administrativas 
3. Índice de satisfação do cliente

Macrodesafio: APERFEIÇOAMENTO DA INFRAESTRUTURA E GOVERNANÇA DE TI 

1. Índice de disponibilidade de serviços essenciais de TI 
2. Índice de controle e gestão de processos de TIC

OBJETIVOS

Os trabalhos de auditoria sobre o os indicadores visam:

Avaliar se os indicadores que medem o desempenho estratégico da gestão são eficientes, eficazes e efetivos.  

METODOLOGIA

Quanto à metodologia, os trabalhos de auditoria foram fundamentados na aplicação Da Auditoria de Conformidade, direcionada à verificação se os indicadores estão alinhados aos elementos integrantes do Planejamento Estratégico do TRE-RO.  Tal sistemática permite a identificação de descompassos e ineficiência dos indicadores estratégicos, por intermédio da realização de testes, sendo utilizadas as técnicas de análise documental, questionários e entrevistas, realização de testes de campo e visitas in loco. 

LEVANTAMENTO DAS INFORMAÇÕES, ESCOPO E AMOSTRAGEM

Inicialmente, esta Unidade Técnica expediu o Comunicado de Auditoria (evento 0454826) com a apresentação do Plano de Trabalho (evento 0459680) no Processo SEI n. 0002256-87.2019.6.22.8000.
Ato contínuo, foi expedida Solicitação de Diligências (evento SEI 0459684), sendo juntada pela ASPLAN a Informação 6698 (evento 0462539) tendo como anexos as Fichas Técnicas dos Indicadores e Resultados alcançados em 2018 (eventos 0462577 e 0463064).
Na sequência, realizamos o Levantamento das Informações necessárias acerca do processo de trabalho objeto da auditoria (evento 0464521).
Considerando que a ASLPAN indiciou, inicialmente, 4 (quatro) indicadores passíveis de ajustes, e os critérios de amostragem definidos pelo TSE através de uma fórmula (no mínimo 8 indicadores), definiu-se de forma estratégica mais 4 (quatro) indicadores do TRE-RO, através de uma seleção valendo-se da técnica de amostragem simples - site randon.org (evento 0464537) a serem objetos desta auditoria, totalizando os 8 (oito) indicadores a serem auditados, a saber:

1.	Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade (Perspectiva -  SOCIEDADE)	
	
2.	Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA (Perspectiva – PROCESSOS INTERNOS)	
	
3.	Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HC, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares (Perspectiva – PROCESSOS INTERNOS)	
	
4.	Índice de clima organizacional (Perspectiva – PESSOAS E RECURSOS)	
	
5.	Índice de julgamento de processos de conhecimento (Perspectiva – PROCESSOS INTERNOS)	
	
6.	Índice de tramitação do acórdão (Perspectiva – PROCESSOS INTERNOS)	
	
7.	Índice de atendimento das necessidades de capacitação (Perspectiva – PESSOAS E RECURSOS)	
	
8.	Índice de execução do Orçamento Estratégico (Perspectiva – PESSOAS E RECURSOS)	

Nota-se que a amostra está em conformidade com Plano de Trabalho, que baliza esta auditoria integrada, especialmente no ponto em que compreende todas as perspectivas: no mínimo 1 indicador para uma das três perspectivas no TRE-RO: 
a)	SOCIEDADE (1 indicador);
b)	PROCESSOS INTERNOS (4 indicadores) e
c)	PESSOAS E RECURSOS (3 indicadores). 
A esse respeito, depois de avaliar a manifestação da unidade auditada, a equipe resolveu manter os critérios adotados para a seleção, tendo em vista a relevância dos mesmos, do ponto de vista estratégico, e a metodologia definida para medi-los, bem como retrata de forma proporcional uma representação percentual equilibrada dos indicadores do Planejamento Estratégico do TRE-RO para o período de 2015/2020.
Após, juntamos a Matriz de Testes (evento 0464540) e elaboramos o Programa de Auditoria (evento 0464553).
O resultado dos trabalhos foi então encaminhado ao Tribunal Superior Eleitoral para a consolidação dos dados mais relevantes.

DAS QUESTÕES DE AUDITORIA
Por fim, com a consolidação dos dados das matrizes elaboradas por todos os Regionais, o TSE encaminhou Matriz de Testes de Controles Consolidada para realização dos devidos testes de campo, a fim de determinar as conformidades dos indicadores estratégicos do TRE-RO com a verificação da eficiência, eficácia e efetividade, através de resposta às seguintes Questões de Auditoria:
Questões do grupo 1 – Relevância do indicador:
a)	O indicador está alinhado ao objetivo estratégico?
b)	A meta está subdimensionada ou superdimensionada?
c)	O indicador é utilizado para tomada de decisão da Alta Administração?
d)	Os benefícios alcançados com o indicador justificam o esforço para a medição?
Questões do grupo 2 – Processo de elaboração do indicador:
a)	O indicador representa a situação que se pretende medir?
b)	O indicador possui forma relativa (taxa, índice ou coeficiente)?
c)	Foram previstos o dono do indicador e o responsável pela sua medição?
d)	Consta a fonte de dados para a obtenção do indicador?
e)	Foi prevista a periodicidade da medição do indicador e essa é adequada? 
Questões do grupo 3 – Monitoramento e avaliação do indicador:
a)	Os indicadores são revisados?
b)	O indicador é divulgado para as partes interessadas?
c)	O indicador é mensurado na periodicidade prevista?
d)	Os dados que compõem o indicador são confiáveis quanto à origem e são validados?
e)	O indicador possui plano de ação/projeto a ele associado para alcance da meta?
f)	Caso positiva a resposta ao item e, existe a necessidade de previsão orçamentária para o respectivo plano de ação/projeto associado ao alcance da meta? 
g)	Caso positiva a resposta ao item f, há previsão orçamentária para o respectivo plano de ação/projeto? 
Nesse contexto, foram elaborados, por esta Unidade Técnica, Papéis de Trabalho específicos para a realização dos testes, cujos resultados serão evidenciados no decorrer do presente relatório.

CRITÉRIOS

Os critérios utilizados como parâmetros para fundamentar as avaliações apresentadas neste trabalho foram os preceitos normativos, a seguir exemplificados: a) Resolução CNJ n. 198/2014; b) Resolução TSE nº 23.543/2017; c) Resolução TRE-RO n. 12/2015 e d) Documento de TÉCNICA DE INDICADORES DE DESEMPENHO PARA AUDITORIAS” do TCU - Portaria-SEGECEX n. 33, de 23 de dezembro de 2010.

ACHADOS DE AUDITORIA

Realizados os testes de campo, em conformidade com os procedimentos indicados pelo TSE, identificou-se os achados de auditoria que, em tese, têm potencial de comprometer, em maior ou menor grau, o alcance dos objetivos definidos para o processo, conforme consolidação e detalhamento a seguir:

Especificação	Descrição	
Achado (A1):	Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade
META ESTABELECIDA SEM HISTÓRICO DE PARÂMETRO DE FORMA OBJETIVA	
Situação encontrada:	A meta foi estabelecida sem parâmetros objetivos e plano de ação. Ademais, houve, pontualmente, um superdimensionamento, haja vista que as comparações de gastos se dava por ano paradigma (eleitoral x eleitoral e não eleitoral x não eleitoral). Considerando que o TRE-RO enfrentou um problema pontual com a enchente do Rio Madeira em 2014, sendo que as instalações da Justiça Eleitoral em Porto Velho tiveram que ser deslocadas para outro prédio, só retornando ao prédio em 2016, a mensuração ficou comprometida diante dessa sazonalidade nos anos de 2014 a 2016. Ademais, constatamos que os elementos de sustentabilidade que são medidos não estão no planejamento estratégico originário, mas somente na planilha de controle (energia elétrica, consumo de papel e copos descartáveis). 	
Critérios:	Através de entrevista com o responsável pelo indicador foi possível extrair a razão da evidência.	
Evidências:	Índice de alcance do indicador em 2018 foi “0” (evento 0463064)	
Causas:	Ausência de registros formais acerca da situação de controle da sustentabilidade, bem como de plano de ação objetivo para o alcance da meta.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Fragilidade no resultado extraído da medição do indicador;
Dificuldade de tomada de decisão pela Administração;
Impossibilidade de aperfeiçoamento nas metas por ausência de planos.	
Resposta do auditado:	“ Sobre o Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade: mensura o desempenho das medidas de sustentabilidade adotadas em relação ao proposto como meta anual. Ocorre que este indicador não encontrou sincronicidade com o Plano de Logística Sustentável, PLS que, no tempo de aprendizagem necessário para estabelecimento da cultura de sustentabilidade em nosso regional, não possui metas estabelcidas. O Índice tem fórmula correta e deve ser mantido, mas sua aplicação prática apenas poderá ser mensurada a partir da aprovação do novo PLS, que deverá ser entregue ainda este ano. (Manifestação 2108 – evento 0477647)	
Conclusão:	De acordo com a manifestação do auditado quanto à deficiência nas bases de suporte do indicador.	
Recomendações:	Elaboração de Planejamento com dados objetivos sobre o que se pretende medir em relação à sustentabilidade, bem como sejam firmados parâmetros acerca do histórico das ações que proporcionem a verificação da real garantia de sustentabilidade no TRE-RO, à luz da recomendações do órgãos de controle (TCU e CNJ).	
Especificação	Descrição	
Achado (A2):	Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade
AUSÊNCIA DE PREVISÃO DO REAL DONO DO INDICADOR (DONO) E DO RESPONSÁVEL PELA MEDIÇÃO	
Situação encontrada:	As atividades de sustentabilidade são gerenciadas pelo Núcleo de Sustentabilidade. 	
Critérios:	Através de entrevista com o presidente/diretor do Núcleo do Sustentabilidade verificou-se que tanto o dono do indicador como o responsável pela medição é o Núcleo do Sustentabilidade.	
Evidências:	A Nota Técnica do indicador traz “Quem mede: Diretoria Geral/ASPLAN” (evento 0462577).	
Causas:	Atualização do Planejamento Estratégico 2015/2020.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Dificuldade de identificar o responsável pelo indicador e possível responsabilização pela atividade de monitoramento.	
Resposta do auditado:	Sem manifestação.	
Conclusão:	Necessidade de ajustes no PEJERO.	
Recomendações:	Alteração do Planejamento Estratégico com previsão do real dono e responsável pelo indicador.

* Dono: é o responsável pelo controle, medição e resultado do indicador
* Responsável: é quem mede de fato o indicador. Aquele que busca as informações na base de dados para realizar o cálculo.

Especificação	Descrição	
Achado (A3):	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
DEFICIÊNCIA NA DESCRIÇÃO DO INDICADOR	
Situação encontrada:	A construção descritiva do indicador impossibilita a aderência ao objetivo a que está referido, pois a verificação do cumprimento das recomendações depende do acatamento do Presidente do Tribunal.	
Critérios:	Considerando que as recomendações têm caráter opinativo, sendo que a obrigatoriedade depende do acatamento ou não do Presidente do Tribunal, a construção do indicador (recomendações expedidas) não reflete o real cumprimento, pois as unidades administrativas afetadas pelas recomendações somente estarão obrigadas a partir do ato decisório do Presidente. Assim, a verificação do período do cumprimento ou não das recomendações está diretamente relacionada ao momento da determinação do seu cumprimento. Logo, a meta fixada está superdimensionada, haja vista a variável de período de aferição não reflete a realidade.	
Evidências:	Entrevista com dono/responsável pelo indicador e Índice de alcance do indicador em 2018 foi “0” (evento 0463064)	
Causas:	Má elaboração do indicador que contempla verificação de um cumprimento que depende de muitas variáveis. 	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Fragilidade nos resultados obtidos;
O resultado da medição serve apenas para informação ao TCU no Relatório de Gestão, não havendo registro de ser elemento determinante para a Gestão tomar alguma medida.	
Resposta do auditado:	Dispensável, pois o achado é da própria unidade CCIA, responsável pela presente auditoria.	
Conclusão:	Ajuste no PEJERO para espelhar a realidade buscada pelo indicador.	
Recomendações:	Ajuste no PEJERO em relação ao descritivo do indicador, tendo com sugestão o seguinte: “cumprimento da recomendações expedidas e acolhidas pelo Presidente em processos administrativos.	

Especificação	Descrição	
Achado (A4):	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
AUSÊNCIA DE PREVISÃO DO REAL DONO DO INDICADOR (DONO) E DO RESPONSÁVEL PELA MEDIÇÃO	
Situação encontrada:	A unidade administrativa do TRE-RO responsável pela expedição e verificação do cumprimento de recomendações da CCIA em processos administrativos é a própria CCIA. 	
Critérios:	Através de entrevista com o dono/responsável pelo indicador foi possível atestar que é a CCIA a única unidade administrativa responsável por esse indicador.	
Evidências:	A Nota Técnica do indicador traz “Quem mede: Unidade de Controle interno do Tribunal em Eleições Gerais e nas Eleições Municipais as respectivas Zonas Eleitorais com a supervisão da CRE (evento 0462577).	
Causas:	Descrição inadequada no Planejamento Estratégico 2015/2020.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Dificuldade de identificar o responsável pelo indicador e possível responsabilização pela atividade de monitoramento.	
Resposta do auditado:	Dispensável, pois o achado é da própria unidade CCIA, responsável pela presente auditoria.	
Conclusão:	Prever no PEJERO o dono e responsável pelo indicador.	
Recomendações:	Alteração do PEJERO com previsão do real dono e responsável pelo indicador.

* Dono: é o responsável pelo controle, medição e resultado do indicador
* Responsável: é quem mede de fato o indicador. Aquele que busca as informações na base de dados para realizar o cálculo.

Especificação	Descrição	
Achado (A5):	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
INADEQUAÇÃO DA PERIODICIDADE DE MEDIÇÃO	
Situação encontrada:	A periodicidade em que é medido o indicador não reflete de forma fidedigna o não atendimento das recomendações, que depende da decisão da autoridade superior, que muitas vezes ultrapassa um exercício.	
Critérios:	Considerando que os gestores possuem mandado de 2 anos, muitas das vezes o acatamento ou não de um recomendação ultrapassa um exercício.	
Evidências:	A Nota Técnica do indicador traz “Quando medir: Anualmente, ao final do exercício” (evento 0462577)	
Causas:	Ausência de previsão de medição que contemple o período real do cumprimento ou não das recomendações.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Ausência de evidência real do que o índice pretende medir	
Resposta do auditado:	 Dispensável, pois o achado é da própria unidade CCIA, responsável pela presente auditoria.	
Conclusão:	Alteração do PEJERO para fixar a periodicidade ideal.	
Recomendações:	Alteração do PEJERO para contemplar a periodicidade bienal, coincidente com o término do mandato dos gestores.	

Especificação	Descrição	
Achado (A6):	Indicador: Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HC, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares 
INUTILIDADE PARA FINS DE DECISÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO	
Situação encontrada:	Referido indicador foi direcionado para acompanhamento dos processos físicos e servia de parâmetro para tomada de decisões a fim de aperfeiçoar os procedimentos.	
Critérios:	O protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento de processos judiciais deixou de ser físico para eletrônico (Portaria TSE n. 344, de 8 de maio de 2019 e Resoluções TRE/RO ns. 11/2017 e 20/2018)	
Evidências:	Implantação do PJE em 2017 (2º Grau) e 2019 (1º Grau), em que o protocolo e tramitação dos processos passaram a ser de forma eletrônica, não há mais razão de existir esse indicador.	
Causas:	Implantação de procedimento diverso, com perda do objeto da finalidade perseguida pelo indicador.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Inutilidade do indicador.	
Resposta do auditado:	Sem manifestação.	
Conclusão:	Tendo em vista que o indicador não se mostra mais útil ao objetivo inicialmente proposto, deve ser extinto do PEJERO.	
Recomendações:	Alteração do PEJERO para excluir o indicador.	

Especificação	Descrição	
Achado (A7):	Indicador: Índice de clima organizacional 
INUTILIDADE PARA FINS DE DECISÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO	
Situação encontrada:	Referido indicador foi direcionado para verificar a situação de satisfação ou insatisfação dos servidores e colaboradores da Justiça Eleitoral. Contudo, o resultado obtido não é confiável. A periodicidade é bienal, o que, também, dificulta a tomada de decisão considerando o intervalo longo para aferição do clima no ambiente do trabalho.	
Critérios:	Pesquisa de Clima organizacional e dados informados pelo dono/responsável pelo indicador.	
Evidências:	O resultado não é objetivo acerca da real situação, pois tem como base informações qualitativas que dependem de variáveis sazonais.	
Causas:	Mudança do juízo do valor acerca do clima em relação a cada indivíduo que responde à pesquisa.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Inutilidade do indicador.	
Resposta do auditado:	“Sobre o Índice de clima organizacional: trata-se de um indicador equivocado e sugere-se sua extinção. Em seu lugar, caso a gestão considere conveniente, pode-se mensurar o índice de participação dos servidores nas pesquisas de clima.
O indicador é inadequado, posto que a pesquisa de clima é tema subjetivo, cujo resultado é circunstancial. O clima organizacional mede o grau de satisfação dos servidores e colaboradores com o ambiente de trabalho, as relações de trabalho, as relações hierárquisas e outros temas subjacentes, mensurar essas informações com a frequência bienal é insuficiente para indicar se os atos de gestão atendem às necessidades dos servidores. O uso de um índice geral pode gerar distorções na interpretação dos dados e desviar a atenção do verdadeiro foco da pesquisa, que trata das ações a serem desenvolvidas para a melhoria da qualidade de vida no trabalho. (Manifestação 2108 – evento 0477647)	
Conclusão:	De acordo com a manifestação do auditado.	
Recomendações:	Alteração do PEJERO para excluir o indicador ou aperfeiçoá-lo com outra elemento que proporcione uma resultado útil para a Administração.	

Especificação	Descrição	
Achado (A8):	Indicador: Índice de tramitação do acórdão 
DEFICIÊNCIA NA FÓRMULA UTILIZADA PARA MEDIÇÃO E NO DONO DO INDICADOR	
Situação encontrada:	Descumprimento do prazo de 10 dias para publicação de acórdão. A CRE consta como dono/responsável.	
Critérios:	O trâmite do processo após decisão depende de ajustes a serem feitos por terceiros interessados, diverso da SJGI, qual seja, relator do processo.
Os acórdãos são decisões emanadas do 2º Grau, cuja a responsabilidade de tratamento e formatação é da SJGI.	
Evidências:	O prazo de 10 dias não se mostra razoável para cumprimento da meta. A CRE é responsável pela supervisão do 1º Grau, logo deve gerenciar a tramitação de sentenças.
	
Causas:	Superdimensionamento da meta e deficiência no dono/responsável do indicador.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Não atingimento da meta e identificador de dono/responsável indevido.	
Resposta do auditado:	“Em atenção ao achado de auditoria (A8)- Índice de tramitação do acórdão -, verificado no Relatório de Auditoria 0477366, temos a informar que a não conformidade do prazo de 10 dias para publicação de acórdãos deve-se a dificuldades operacioanais de utilização do PJe, entre outros fatores consignados no estudo realizado pela Coordenadoria de Jurisprudência e Documentação, compilado no PSEI 0002208-31.2019.6.22.8000.
Cumpre dizer que, no intuito de propiciar o cumprimento do indicador com a adequação dos procedimentos pelas unidades envolvidas, a SJGI encaminhou proposta de alteração da Resolução TRE/RO n. 24/2017, conforme consta no PSEI 0002208-31.2019.6.22.8000. Referido processo encontra-se em análise na assessoria da presidência. 
Dada a relevância do indicador no 2º grau de jurisdição, sugere-se, quando da oportunidade de revisão dos indicadores do Planejamento Estratégico do Tribunal, a modificação do nome do indicador para " Índice de publicação de decisões", de modo que possa contemplar os acórdãos e resoluções, bem como as sentenças prolatadas nas zonas eleitorais, com a correção da unidade responsável no âmbito do 1º grau de jurisdição.” (Manifestação 2121 – evento 0478257)	
Conclusão	De acordo com a resposta do auditado.	
Recomendações:	Ajuste no PEJERO para alterar o descritivo do indicador na forma apresentada pelo unidade auditada (“Índice de publicação de decisões”), bem como alteração da Resolução TRE-RO n. 24/2017 visando aperfeiçoar os procedimentos de composição dos acórdãos.	

Especificação	Descrição	
Achado (A9):	Indicador: Índice de atendimento das necessidades de capacitação 
ALTO CUSTO-BENEFÍCIO PARA O RESULTADO ESPERADO	
Situação encontrada:	Como a fonte  do indicador  advém das respostas dos chefes imediatos das pessoas capacitadas, o trabalho da equipe da COEDE na busca dessas informações não tem obtivo êxito.	
Critérios:	Resposta acerca da utilidade/atendimento do conhecimento adquirido pelo capacitado no dia a dia da unidade.	
Evidências:	Ausência de respostas para alimentar o indicador.	
Causas:	Falha na fonte do indicador.	
Consequências dos Achados de Auditoria:	Não atingimento da meta e resultado desvirtuado da realidade.	
Resposta do auditado:	“Sobre o Índice de atendimento das necessidades de capacitação: sugere-se sua extinção. A avaliação de treinamentos, conforme as boas práticas da pedagogia, deveria ocorrer em quatro níveis: impacto, comportamento, aprendizado e reação. Esse formato, no entanto, mostra-se pouco exequível em nosso contexto, posto que as unidades ainda não mensuram adequadamente o desempenho de processos. Por esse motivo, tentou-se com o NAN a criação de uma avaliação de impacto dos treinamentos, que mensuraria, após 90 dias, a melhoria de resultados na unidade que foi capacitada. Na prática, as unidades demonstraram não ter uma base referencial suficiente para medir esse impacto e o índice foi alimentado precariamente durante o tempo de sua vigência.
Em outro momento, caso as unidades venham a trabalhar com modelos de Gestão da Qualidade capazes de mensurar o desempenho de processos, um índice de mensuração de impacto das capacitações poderá ser implementado, mas atualmente o NAN não apresenta resultado confiável.” (Manifestação 2108 – evento 0477647)	
Conclusão:	De acordo com a manifestação do auditado quanto à deficiência na fonte do indicador.	
Recomendações:	Extinção do indicador do PEJERO, tendo em vista, na atual conjuntura, trazer gasto para a Administração sem um resultado útil.	

CONCLUSÃO
A presente auditoria teve por objetivo avaliar se os indicadores que medem o desempenho estratégico da gestão são eficientes, eficazes e efetivos e, para isso, dezessete questões de auditoria nortearam este trabalho.  
Durante a fase de execução da auditoria – realização de testes de verificação e demais procedimentos de auditoria - foram inicialmente detectados 9 (nove) achados de auditoria e encaminhados ao auditado para se manifestar (Anexo PT06-Relatório-Achados-Auditoria – evento 0477366).
Considerando que a ASPLAN é a unidade responsável pelo acompanhamento do PEJERO (art. 3º da Resolução TRE-RO n. 12/2015), sendo que as diversas unidades do Tribunal devem prestar as informações sob a sua responsabilidade pertinente ao PEJERO (§3º do art. 4º do PEJERO), o relatório de achados foi disponibilizado para manifestação tanto à ASPLAN quanto às unidades envolvidas com os achados (SJGI, COEDE, CCIA e SOAM), sendo colacionadas as respostas (Manifestação 2108 – evento 0477647, Manifestação 2121 – evento 0478257 e Informação 8672 – evento 0487007).
Dessa manifestação, 6 (seis) achados tiveram manifestação das unidades responsáveis: A1 (Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade - Meta Estabelecida Sem Histórico De Parâmetro De Forma Objetiva), A3, A4 e A5 (Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA - Deficiência Na Descrição Do Indicador, Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição E Inadequação Da Periodicidade De Medição), A7 (Indicador: Índice de clima organizacional - Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração), A8 (Indicador: Índice de tramitação do acórdão - Deficiência Na Fórmula Utilizada Para Medição E No Dono Do Indicador) e A9 (Indicador: Índice de atendimento das necessidades de capacitação - Alto Custo-Benefício Para O Resultado Esperado), contudo, as manifestações não foram suficientes a afastar o achado.  Dois achados ficaram sem manifestação específica das unidades: A2 (Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade - Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição) e A6 (Indicador: Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HC, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares - Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração).
Registramos que houve a dispensa da manifestação dos achados afetos à CCIA tendo em vista esta Unidade já ter feito o registro das suas considerações ao identificar o respectivo achado.
Com efeito, as recomendações sobre os achados estão destacadas em cada item examinado, ressaltando que a eficiência, eficácia e efetividade dos indicadores que medem o desempenho estratégico da gestão deste Tribunal, depende diretamente de informações completas, mensuráveis e relevantes.
Por outro lado, vale destacar a ação proativa da ASPLAN em promover movimentos visando atualizar o PEJERO 2015/2020, inclusive com a realização da 1ª Reunião de Análise da Estratégia (RAE) no mês de maio do corrente ano. Outrossim, também registrou que está agendada uma reunião para março/2020 objetivando revisar o PEJERO à vista das disposições do Planejamento Estratégico do CNJ (Informação 8672 – evento 0487007).
Nesse contexto, cumpre evidenciar que é recomendável ao Tribunal, especialmente em relação às técnicas de elaboração de indicadores, que se utilize o documento “TÉCNICA DE INDICADORES DE DESEMPENHO PARA AUDITORIAS” do TCU, aprovado por meio da Portaria-SEGECEX n. 33, de 23 de dezembro de 2010, quando da revisão do PEJERO.
Ademais, não obstante não ter sido registrado como um achado, verificamos que o PEJERO foi aprovado pela Resolução TRE-RO n. 12/2015, publicada no DJ-e TRE-RO de 2/08/2015, páginas 5-6. Contudo, conforme consta na publicação, não foi possível publicar o anexo com todos os pormenores do PEJERO “em razão de problemas de configuração, na editoração do arquivo para o DJ-e”. Constou ainda que “O inteiro teor poderá ser acessado no “site” do Tribunal”, entretanto, não foi disponibilizado o link com a localização exata do anexo.
Nesta senda, tendo vista a imperiosa necessidade deste Tribunal cumprir com rigor o princípio da transparência, nos termos do disposto na alínea “a” do inciso VII do art. 7º da Lei n. 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), devem ser ultimados as providências com a adequação do sistema ou disponibilização de link direto na publicação para acesso ao interior teor da revisão do PEJERO.

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Diante do exposto, submete-se o presente relatório à consideração da Senhora Coordenadora do Controle Interno, para encaminhamento ao Excelentíssimo Senhor Presidente deste Tribunal, com vistas à ciência e manifestação pela ASPLAN para que, em conjunto com a SJGI, COEDE, CCIA e SOAM, apresentem plano de ação em relação os seguintes achados:

ACHADO	DESCRIÇÃO	
A1	Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade - 
Meta Estabelecida Sem Histórico De Parâmetro De Forma Objetiva	
A2	Indicador: Índice de desempenho das medidas de sustentabilidade
 - Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição	
A3	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
 - Deficiência Na Descrição Do Indicador	
A4	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA - 
Ausência De Previsão Do Real Dono Do Indicador (Dono) E Do Responsável Pela Medição	
A5	Indicador: Índice de cumprimento das recomendações expedidas pela CCIA
Inadequação Da Periodicidade De Medição	
A6	Indicador: Índice de celeridade no protocolo, registro, autuação, montagem e encaminhamento dos processos judiciais das classes: MS, HC, HD, Pedidos de Cautelares e de liminares - 
Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração	
A7	Indicador: Índice de clima organizacional - 
Inutilidade Para Fins De Decisão Da Alta Administração	
A8	Indicador: Índice de tramitação do acórdão -  
Deficiência Na Fórmula Utilizada Para Medição E No Dono Do Indicador	
A9	Indicador: Índice de atendimento das necessidades de capacitação -  
Alto Custo-Benefício Para O Resultado Esperado	

Imperioso consignar que pese a existência dos referidos achados de auditoria encontrados, estes decorreram da realização de testes identificados na Matriz de Testes de Controles disponibilizados pelo TSE, bem como de reuniões com os donos/responsáveis pelos indicadores e análise documentos, sendo que os mesmos se subscrevem, principalmente, a questões de natureza técnica e procedimental, não se vislumbrando danos ao erário ou má fé do(s) agente(s) envolvidos.

Por derradeiro, haja vista a sinalização da existência de intenção de revisão do PEJERO, entendemos como oportuno o atendimento das recomendações visando o aperfeiçoamento das ações de governança deste Tribunal.
	
É o Relatório.

Porto Velho,17 de dezembro de 2019.

Edirlei Barboza Pereira de Souza
Auditor Responsável 
Assessor de Acompanhamento e Orientação de Gestão - ASSACOM

De acordo com o Relatório.
Encaminhe-se a Presidência.

Rejane Assis Lima da Fonseca
Supervisora da Auditoria
Coordenadora de Controle Interno e Auditoria - CCIA