PORTARIA N. 58/2020

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, no desempenho de suas atribuições legais e regimentais, considerando o constante do Processo SEI 0002057-65.2019.6.22.8000 (evento 0512896), RESOLVE:

Aprovar o Plano Anual de Capacitação dos Servidores do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia, para o exercício 2020, conforme o anexo único desta Portaria, passível de revisões e ajustes e condicionado à disponibilidade orçamentária para o custeio das ações.

A Escola Judiciária Eleitoral e a Secretaria de Gestão de Pessoas deverão acompanhar o calendário de execução das atividades previstas no PAC 2020, ficando determinado o reagendamento de datas ou a reformulação das capacitações que eventualmente venham a colidir com as medidas temporárias de prevenção ao contágio pelo novo Coronavírus (COVID-19) adotadas por este Tribunal.

Publique-se.

Registre-se.

Cumpra-se.

Porto Velho, 24 de março de 2020.

 

Desembargador Marcos Alaor Diniz Grangeia

Presidente

 

ANEXO ÚNICO

 

Apresentação

 

Nos termos da Resolução TSE nº 22.572/2007 e da Resolução nº 23/2016, a Escola Judiciária Eleitoral (EJE) e a Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) apresentam o plano de capacitações para o exercício de 2020.

 

DESCRIÇÃO DE NECESSIDADES

A formulação do Plano Anual de Capacitações, PAC-2020, busca atender necessidades das unidades e equipes de trabalho de nosso regional, de forma a garantir o melhor desempenho possível para os processos, serviços e comportamentos das pessoas envolvidas.

Em atividade de supervisão dos trabalhos, a Escola Judiciária Eleitoral  constatou a aderência do Plano Anual de Capacitação 2020 ao planejamento estratégico deste Tribunal e considerou-o pronto para a sua execução. 

As necessidades foram levantadas em conjunto com os gestores de unidades, os quais foram consultados em tempo e tiveram prazos para o alinhamento das ações de capacitação. Ainda assim, as demandas por aprendizado superam em muito a capacidade de execução dentro de um único exercício, o que levará a SGP a limitar a sua execução de acordo com a disponibilidade de tempo e recursos orçamentários, zelando para a maximização do desempenho do plano.

A partir de 2020, entretanto, sugere-se a criação de trilhas de desenvolvimento competências, como modelo de aprendizagem, de forma que os conteúdos possam ser melhor distribuídos e a aprendizagem possa ser acompanhada de maneira mais consistente que o modelo anterior permitia.

 

TRILHAS DE APRENDIZAGEM

O conceito de trilhas remete à criação de caminhos utilizados pelas unidades e servidores para seu aperfeiçoamento. Em uma trilha são disponibilizados conteúdos, apontados caminhos e até oferecidos treinamentos.

Por se tratar de um movimento inicial de criação de trilhas, o que se apresenta no PAC-2020 é o percurso inicial de aprendizagem sugerido para cada eixo temático de desenvolvimento de nosso regional. A cada ano esse percurso deverá ser aperfeiçoado, até o ponto em que nosso ambiente de aprendizagem esteja preparado para oferecer a curadoria necessária aos servidores e unidades que desejem aperfeiçoamento.

As possibilidades de capacitação apontadas no PAC-2020 encontram limites para a contratação e execução dentro de um exercício, o que nos faz apontar o caminho das trilhas como solução, para que haja continuidade no desenvolvimento de nossos processos, competências e desenvolvimento de equipes.

As trilhas propostas e seus conteúdos foram elaboradas de acordo com as informações de necessidade de capacitação prestadas pelas unidades, informações coletadas em processos de avaliação de servidores, informações provenientes das inspeções realizadas nos cartórios eleitorais e pesquisas da Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento sobre tendências e necessidades de capacitação.

A criação de trilhas requer aperfeiçoamento contínuo, o que se dará pela verificação da sazonalidade de cada conhecimento, da verificação dos históricos de aprendizagem das unidades, da avaliação de mudanças no contexto externo que requeiram atualizações e da descoberta de novos temas e abordagens que necessitem ser incluídos em cada eixo temático da matriz de competências, é um desenvolvimento cíclico e contínuo que terá atualizações anuais para aumento da maturidade do processo.

 

PRIORIZAÇÃO DE CAPACITAÇÕES

A quantidade de necessidades relacionadas neste documento é imensamente superior à capacidade de contratação e execução em um exercício, dados os limites de tempo e orçamento. Por esse motivo faz-se necessário estabelecer critérios de priorização na execução do PAC. Dessa forma levar-se á sempre em conta:

 

1.             A abrangência do público-alvo: capacitações que envolvam maior número de servidores serão priorizadas, especialmente no primeiro semestre de ano eleitoral;

2.             Menor custo com deslocamentos: havendo a possibilidade de inscrição em evento local que atenda o conhecimento a ser adquirido, ou mesmo capacitações que utilizem ambiente virtual, essas serão priorizadas;

3.             Capacitações imprescindíveis para o funcionamento de unidades, sistemas, processos ou rotinas de trabalho;

4.             Obrigatoriedade de execução: as capacitações que se tornaram obrigatórias por imposição legal, exigências de órgãos superiores ou determinação da alta gestão;

5.             Oportunidades inadiáveis, com a existência de capacitações importantes para o desenvolvimento das atividades que exijam o aproveitamento de uma oportunidade apresentada.

 

GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DO PLANO DE CAPACITAÇÕES

Considerando que o orçamento de capacitações prevê a distribuição dos recursos entre contratações, diárias e passagens em um mesmo plano interno orçamentário, adotaram-se algumas medidas para minorar o prejuízo ao desenvolvimento organizacional e profissional, dentre as quais destacam-se:

1. A priorização dos treinamentos.

2. A formação de turmas, sempre que possível, para que o custo por participante seja minorado.

3. A redução do número de participantes em capacitações fora do estado, vez que o valor das diárias compromete a execução do plano. Com isso, será necessário negociar com os diversos fornecedores de treinamentos a formação de turmas em Rondônia.

4. A utilização de cursos a distância, sempre que a análise de custo-benefício recomendar.

5. A verificação do calendário eleitoral, de forma a garantir a máxima participação das pessoas chave de cada unidade.

6. A multiplicação de eventos nos termos da Res. 23/2016.

O orçamento disponível no exercício é de R$ 447.372,00 (quatrocentos e quarenta e sete mil e trezentos e setenta e dois reais).

Faz-se necessário observar também, que:

1. Capacitações in-company, dependendo da área de conhecimento, profundidade da abordagem, carga-horária, exigência de especialização do instrutor, possuem variações de preços, tais situações foram consideradas quando da elaboração do plano, no entanto, é necessário ressaltar que a execução do PAC exigirá pesquisa e negociação junto aos diversos fornecedores disponíveis, a fim de garantir o atendimento das necessidades.

2. Os custos também podem variar de acordo com a disponibilidade dos instrutores, época do ano e situação do mercado.

3. As capacitações sugeridas poderão ser substituídas por outras, desde que o eixo e a disciplina sejam mantidos, de forma a melhor atender as necessidades do Tribunal e de acordo com a disponibilidade orçamentária.

4. As capacitações realizadas por instrutores internos remunerados serão executadas mediante a comparação de propostas de planos de curso a serem encaminhadas à COEDE para análise. O processo será conduzido com a máxima transparência, permitindo a participação de todos os servidores que se considerarem qualificados. Os cursos sofrerão avaliação específica, conforme preconiza o cadastro nacional de instrutores internos, e os instrutores bem avaliados serão inscritos nesse rol.

5. A execução do plano será avaliada continuamente, de forma a se realizar ajustes, os quais serão encaminhados para apreciação superior, sempre que necessário.

6. A aderência ao plano será considerada quando as capacitações contratadas atenderem às necessidades nele relacionadas, novas necessidades elencadas serão analisadas particularmente e terão prioridade mais baixa que as do PAC, exceto por determinação direta da alta gestão.

 

DIRETRIZES ESTRATÉGICAS E INDICADORES

O Plano Anual de Capacitações, fundamenta-se nos valores definidos no Planejamento Estratégico deste regional, em especial aos valores de transparência, celeridade, eficácia, qualidade de vida do servidor e comprometimento.

Também atende ao objetivo estratégico de aperfeiçoamento da gestão de pessoas.

São indicadores alimentados pela execução do PAC:

1. Utilização dos recursos orçamentários: identifica o percentual de utilização dos recursos disponíveis para a execução do plano;

2. Atenção aos eixos de competência: afere se as necessidades de todos os tipos de conhecimento mapeados na Matriz de Competências foram atendidas durante o exercício;

3. Inclusão de servidores: mensura o aproveitamento das ofertas de capacitação pelos servidores de todo o estado.

 

INSTRUTORES INTERNOS

As capacitações previstas no PAC-2020 poderão ser oferecidas por instrutores internos devidamente credenciados nos termos do Edital n. 26/2017, publicado no DJE n. 20170169, de 13/09/2017, os quais poderão ser remunerados ou não, conforme os critérios a seguir:

1.Ter oferecido nos últimos três exercícios alguma atividade de capacitação sem remuneração, a qual deverá estar documentada no sistema da COEDE e cuja avaliação tenha recebido nota igual ou superior a 8,0 dos participantes;

2. Ter participado de curso de formação de instrutores internos ou trilha de formação de instrutores;

3. Apresentar plano de aula contendo:

o      Nome da capacitação

o      Eixo de competência

o      Público-alvo

o      Conteúdo programático

o      Carga-horária

o      Métodos e abordagens

Caso o servidor não tenha cumprido o Item I desses critérios, poderá oferecer sua capacitação sem remuneração a fim de cumprir o requisito quando da formação de novas turmas.

O uso de formações com instrutores internos, remunerados ou não, dependerá da disponibilidade de agenda do público-alvo e de aprovação da Diretoria Geral em processo devidamente instruído.

Caberá à SGP, por meio da COEDE, a publicação de Edital de chamada para instrutores internos, dando prazo para que novos servidores se credenciem para a oferta de cursos.

Em nenhuma hipótese haverá remuneração de instrutores para capacitações não previstas no PAC.

 

MULTIPLICAÇÃO DE EVENTOS

Os eventos multiplicativos estão previstos na Res. 23/2016 e fazem parte do processo de contratação de cursos. Significa dizer que uma contratação só poderá ser oficialmente concluída após o registro da multiplicação.

Não são passíveis de multiplicação os cursos contratados na modalidade in-company, ou que contem com a inscrição de mais de 10 participantes, posto que nesses casos considera-se que o conteúdo está incorporado na organização. Os cursos com participação menor de servidores devem ser multiplicados e devidamente documentados.

A partir deste exercício a documentação dos eventos multiplicativos comporá o conteúdo das trilhas de aprendizagem, facilitando a gestão do conhecimento. A COEDE proverá ambiente virtual adequado para o acesso das informações, bem como a consultoria aos gestores de unidades para que componham as trilhas para suas respectivas equipes.

Para facilitar o agendamento das multiplicações, ficam definidas as semanas de multiplicação de eventos, nas quais os multiplicadores deverão se inscrever assim que sua indicação para a participação em treinamentos seja aprovada pela Diretoria Geral:

Semana de Multiplicação I: 21 a 24 de abril

Semana de Multiplicação II: 23 a 26 de junho

Semana de Multiplicação III: 25 a 28 de agosto

Semana de Multiplicação IV: 24 a 27 de novembro

 

Os servidores capacitados serão incentivados a promover multiplicações em vídeo, para armazenamento em portal mantido pela COEDE, para consulta dos demais servidores em qualquer tempo.

 

CONSIDERAÇÕES

O conjunto de demandas a serem atendidas é complexo. Torna-se, portanto, função do PAC garantir que o atendimento seja o mais completo e efetivo possível, para que se obtenha internamente o máximo desempenho na realização das atividades.

A inclusão das demandas no Plano não obriga a contratação de cursos, posto que durante o exercício novas demandas podem surgir, novas abordagens podem substituir a necessidade de contratação ou mesmo a ocupação das unidades pode impedir a realização de algum evento planejado.

 

ROL DE CAPACITAÇÕES PASSÍVEIS DE CONTRATAÇÃO/EXECUÇÃO EM 2020

Em atenção às diretrizes estabelecidas na reunião de gestores realizada do no dia 9 de janeiro, na sala da Diretoria Geral, conforme evento 0494133, sugere-se este conjunto de capacitações priorizadas para contratação neste exercício.

 

EVENTOS ESPECIAIS QUE DEMANDARÃO CONTRATAÇÕES, INSTRUTORIA INTERNA COM ÔNUS OU SEM

Dentre as ações de desenvolvimento previstas para o ano, tem-se um conjunto de atividades necessárias e que demandarão contratações e formação de turmas, sendo elas:

1. Dia do aposentado: em alusão às comemorações do Dia do Aposentado, ainda em janeiro), prevê-se a realização de um evento, com palestra, teatro e dinâmicas, que envolverão os servidores aposentados e não aposentados em uma ação de educação para a vida.

2. Semana da Mulher: uma semana inteira dedicada à conscientização acerca do papel de homens e mulheres na sociedade moderna, bem como a inserção do tema Diversidade no contexto organizacional. Prevê-se o convite a palestrantes e instituições que apoiem mulheres em situação de risco, bem como servidores que tenham autoridade no tema, para a realização do evento, que ocorrerá de 2 a 6 de março de 2020.

3. II Semana de gestão de pessoas: prevista para acontecer no período de 25 a 29 de maio, a Semana atuará sobre os temas Comunicação não violenta, dia do desafio, sustentabilidade, dimensionamento da força de trabalho e deverá envolver todos os servidores.

4. Educação para a vida: o Programa Segundo Turno agora atuará com novo nome e abrangência, preparando os servidores para uma consciência mais ampla sobre a vida futura, não apenas pela aposentadoria.

5. Conversa entre amigos: programação de qualidade de vida, pra estabelecimento de diálogos produtivos sobre temas de interesse dos servidores e equipes.